OpenText BPM Server

Die erste BPM-Suite, die ich vorstellen möchte ist ein System mit dem ich mehrere Jahre gearbeitet habe: der OpenText BPM Server. Diese Suite ist in alten PowerWorks Zeiten entstanden. PowerWorks wurde 2003 von IXOS übernommen (IXOS-eCONprocess). IXOS ist 2004 von OpenText geschluckt worden. OpenText ist einigen vielleicht eher aus dem Bereich ECM und elektronische Archivierung bekannt. Im Portfolio befinden sich auch mehrere BPM Produkte.

Der BPM Server ist ausgelegt für “human-intensive processes”, also für Prozesse mit einem hohen Anteil an menschlicher Interaktion. Das System besteht aus 3 Komponenten:

  • BPM Designer
  • BPM Server
  • BPM Administrator

opentext_process Der Designer bietet umfangreiche Möglichkeiten um komplette Prozesse ohne eine Zeile Code zu schreiben zu entwerfen. Wenn gewünscht hat man aber auch verschiedenen Möglichkeiten die Prozesse mit eigenem Code zu erweitern. Die grafische Modellierung der Prozesse ist an keinen Standard angelehnt. Es besteht aber die Möglichkeit zum Wf-XML zu importieren, bzw. die Prozesse nach Wf-XML zu exportieren. Mit Hilfe des Designers können neben der gesamten Prozessablauflogik auch die Prozessformulare und verschiedene Eskalationsmechanismen konfigurieren. Hier war ich mit den Modellierungsmöglichkeiten sehr zufrieden und reicht eigentlich aus. Nur wenige Sonderfälle ließ sich nicht abbilden, ohne selber zu Programmieren, z.B. die Synchronisation parallel Laufender Zweige vor dem eigentlichen Join. Wenn man Programmieren möchte kann zum einen über eine API auf das gesamte System zugegriffen werden und so die Prozesssteuerung beeinflusst werden. Hierbei liegt ein Großteil der Logik in den Prozessformularen. Für die Entwicklung steht die gesamte .NET Palette zur Verfügung. Über so genannte “Batch-Jobs” können weitere Dienste oder Programme in einen Prozess integriert werden. Fertige Schnittstellen bietet der BPM Server zum SAP und zum OpenText Archiv an.

Die große Stärke des Systems ist ein ausgeklügeltes Rechtekonzept. So kann man alle nur erdenklichen Rechte über dedizierte Benutzer oder Gruppen und Rollen vergeben. Auch anhand bestimmter Eigenschaften eines Benutzers konnte man einzelne Aufgaben zuteilen. Hier hat das System seine wahre Stärke ausgespielt. So habe ich zum Beispiel in einem Prozess die Aufgaben anhand sechs verschiedener Kriterien zugeteilt die zum einen aus den Prozessdaten, aus Gruppen und Eigenschaften der Benutzer zusammengesetzt worden sind. Ich habe bisher keine andere BPM-Suite gesehen die hier so mächtig war. Ein Nachteil dieser Mächtigkeit war eine komplette und komplexe eigene Benutzerverwaltung. Diese lässt sich aber Problemlos an ein beliebigen Verzeichnisdienst (z.B. LDAP) anbinden.

process_admin Die Prozesse werden Versioniert und können bequem über den Administrator gepflegt werden. Dieser ist sehr übersichtlich und ermöglicht den Administratoren sehr schnell und einfach einzelne Prozessinstanzen zu finden. hierzu reichen im Notfall auch nur einzelne Daten aus dem Prozess (z.B. der Zielort bei einer Reisekostenabrechnung). Man hat die Möglichkeit über alle Prozessattribute zu suchen. In einer Übersicht sieht man den aktuellen Fortschritt der Prozessinstanzen und den aktuellen Bearbeiter.

report Der Server ist eine Sammlung mehrerer verschiedener Dienste und einem Webserver. Das BPM-System ist für die Anwender über einen Web-Client erreichbar oder kann auch komplett ins Outlook integriert werden. Darüberhinaus kann man über ein Client-Tool das BPM System in das Windows-Kontextmenü (z.B. beim Rechtsklick auf eine Datei) hinzufügen und diese Datei direkt in einen Prozess zu übergeben. Bei der Outlook Integration werden die einzelnen Prozessformulare zur Bearbeitung der Prozessinstanzen als Email verschickt und können direkt im Outlook bearbeitet werden. Auch neue Prozesse können direkt aus dem Outlook gestartet werden. Der Web-Client bietet einen etwas größeren Funktionsumfang. Hier kann z.B. der Status eines Prozesses eingesehen werden, den man bearbeitet oder gestartet hat. So kann man z.B. nachsehen wie weit der eigene Urlaubsantrag ist und wer der aktuelle Bearbeiter ist.

Zu den einzelnen Prozessen können Berichte angelegt werden, die es den Benutzern ermöglichen die eigenen Prozessinstanzen auszuwerten. Die Auswertungen können in eine CSV Datei exportiert werden.

Eine Simulation von Prozessen ist mit dem BPM Server leider nicht möglich.

Fazit
Der OpenText BPM Server ist ein sehr mächtiges Tool. Für formularbasierte Prozesse mit hoher menschlicher Interaktion habe ich bisher kaum ein besseres Tool gesehen. Ich vermisse vor allem in vielen anderen Systemen den umfangreichen Web-Client mit dem man zum einen seinen “Prozessausgang” ansehen kann, aber auch Prozessinstanzen delegieren, Rückfragen organisieren, Wiedervorlagen einrichten und vieles vieles mehr. Die Ablösung eines Papierformulars mit z.B. 10 verschiedenen Prozessschritten und Akteuren kann man sehr schnell in 3-4 h realisieren und sogar Produktiv einsetzen. Komplexe Prozesse >30 Prozessschritte erfordern ein wenig mehr Vorbereitung sind aber auch kein Hexenwerk. Hier ist der Designer doch sehr durchdacht und man erzielt schnell vorzeigbare Ergebnisse.

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