Agiles Business Process Management – Teil 2

Im ersten Teil zum Thema Agiles Business Process Management habe ich meine ersten Gedanken verfasst, wie man Prozesse mit Hilfe von Scrum analysieren und modellieren kann. Im zweiten Teil möchte ich mich etwas genauer mit dem Thema beschäftigen.

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Wo sind meine Prozesse?

Diese Frage stelle ich mir immer wieder, wenn ich mit dem einen oder anderen BPM-System arbeite. Wieso ist bei so vielen Systemen kein vernünftiger “Postausgang” für alle meine bearbeiteten Prozesse implementiert?

Ich finde es aus der Benutzer-Sicht extrem spannend zu wissen wo sich meine Prozesse gerade befinden. Vor allem bei Prozessen, die ich selber initiiert habe, z.B. der Klassiker “Urlaubsantrag”. Ich möchte schon gerne wissen, ob mein Vorgesetzter meinen Antrag genehmigt hat, oder ob er noch unbearbeitet bei ihm im Posteingang liegt und ich ggf. einfach mal anrufen sollte. Natürlich erhalte ich aus dem Prozess automatisch eine Notifikation sobald mein Antrag bearbeitet worden ist. Aber was ist mit dem Zeitraum bis zur Bearbeitung?

Auch wenn ich recherchieren möchte ist ein Postausgang ganz interessant. Falls z.B. ein Kunde anruft und sich nach dem Stand seiner Bestellung erkundigt. Dann könnte man über einen solchen Postausgang den Inhalt und aktuellen Status des Prozesses einfach abrufen und dem Kunden die gewünschten Informationen geben.

Ein Highlight wäre natürlich wenn ich Prozesse aus dem Postausgang als Template verwenden könnte. So könnte ich z.B. meine Reisekostenabrechnung vom letzten Monat einfach “kopieren”, evtl. ein paar Informationen anpassen, und würde mir eine ganze Menge Arbeit sparen.

Im Endeffekt würde in kleines Dashboard für den normalen Benutzer ausreichen. Auf diesem Dashboard sollte der Status der letzen Prozesse angezeigt werden und bei Bedarf kann der Benutzer sich weitere Details anschauen (Drill Down). Das würde einige Anrufe im Helpdesk sparen, bei denen die Benutzer fragen wo denn ihre Prozesse alle stehen geblieben sind und die Transparenz eines BPMS deutlich erhöhen.

Einführung von BPM

Viele Unternehmen sehen grade in der andauernden Krise das Thema Business Process Management als eine Lösung an. Sie möchten mit BPM Kosten reduzieren und zeitgleich die Performance steigern. Hierbei besteht, wie bei jedem Projekt bei dem “neue”  Themen behandelt werden, die Gefahr sich die Finger zu verbrennen, wenn man es nicht vernünftig macht. Auch eine Sucht nach Quick Wins und ein ROI < 12 Monate ist in vielen BPM-Projekten ein Grund fürs Scheitern. Aber es ist Wahr: mit BPM lässt sich die Effizienz eines Unternehmens signifikant steigern und dabei zeitgleich können Kosten reduziert werden. Hierfür ist aber ein ganzheitliches BPM und eine vernünftige Strategieplanung notwendig.

In der Regeln ist einer der folgenden Punkte ausschlaggebend für die Idee ein BPM Projekt zu machen.

  1. Ein Unternehmen möchte primär Prozesse effizienter gestalten
  2. Ein Unternehmen möchte primär Kosten einsparen

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