Einführung von BPM

Viele Unternehmen sehen grade in der andauernden Krise das Thema Business Process Management als eine Lösung an. Sie möchten mit BPM Kosten reduzieren und zeitgleich die Performance steigern. Hierbei besteht, wie bei jedem Projekt bei dem “neue”  Themen behandelt werden, die Gefahr sich die Finger zu verbrennen, wenn man es nicht vernünftig macht. Auch eine Sucht nach Quick Wins und ein ROI < 12 Monate ist in vielen BPM-Projekten ein Grund fürs Scheitern. Aber es ist Wahr: mit BPM lässt sich die Effizienz eines Unternehmens signifikant steigern und dabei zeitgleich können Kosten reduziert werden. Hierfür ist aber ein ganzheitliches BPM und eine vernünftige Strategieplanung notwendig.

In der Regeln ist einer der folgenden Punkte ausschlaggebend für die Idee ein BPM Projekt zu machen.

  1. Ein Unternehmen möchte primär Prozesse effizienter gestalten
  2. Ein Unternehmen möchte primär Kosten einsparen

Die durch viele Hersteller gepredigten Kostenreduzierungen durch eine Minimierung der Medienbrüche oder reduzierte Transport- und Lagerkosten sind marginal, und werden meistens schon durch den Aufwand für die Einführung eines BPM-Systems verschlungen und liefern ggf. erst nach vielen Jahren einen ROI. Daher ist es kein Allheilmittel die bestehenden Prozesse einfach zu “digitalisieren”.

einfuehrung_bpm Die wahren Potentiale liegen zumeist in den Prozessen an sich. Hierfür müssen daher die bestehenden Prozesse mit den beteiligten Stakeholdern modelliert werden, wenn sie es nicht schon sind. Mit “bestehenden Prozessen” meine ich die wirklich gelebten Prozesse und nicht die, die mal vor 5 Jahren im Rahmen einer ISO 9000x Zertifizierung beschriebenen Prozesse. Schon während der Prozessmodellierung ist es wichtige geeignete Frameworks, Standards und vor allem die Ziele zu berücksichtigen. Am besten unterstützt hierbei ein erfahrener Prozess Analyst, der auch komplizierten Prozess-Situationen sauber modellieren kann. Und ganz wichtig: Man benötig einen Sponsor für das Projekt und den Prozess, der auch ggf. Abteilungsübergreifende Entscheidungen treffen kann und organisatorische Maßnahmen durchführen darf. Daher sollte bei BPM Projekten der Sponsor aus den höheren Management-Ebenen kommen. Darüber hinaus ist es notwendig, dass sich jemand für den Prozess an sich verantwortlich fühlt. Dafür sollte man schon zu Beginn eines Projektes einen Prozessverantwortlichen (Process owner) definieren. Auch diese Person sollte genügend Kompetenzen besitzen Änderungen am Prozess zu genehmigen (sei es organisatorisch oder fachlich). Evtl. müssen diese Kompetenzen im Rahmen der BPM Einführung erst geschaffen werden.

Nach der Modellierung werden die Ist-Prozesse analysiert. Hierbei können wieder verschieden Vorgehensweisen herangezogen werden. Einige sehr verbreitete Methoden sind hier auch willkommen: Z.B. Six Sigma, Lean, Kaizen, etc. Hierbei muss die jeweilige Methode nicht zu 100% und par excellence durchgeführt werden, doch sind einige der dort beschriebenen Vorgehensweisen und Arbeitsschritte auch sehr interessant für die Prozessanalyse. Darüber hinaus können speziell für die Prozessanalyse gedachte Methoden verwendet werden. So sollte zum Beispiel auch der Prozessreifegrad gemessen werden. Aus dem bestimmten Reifegrad können nachfolgende Ziele und Maßnahmen definiert werden. Auch hier steht der Prozess Analyst wieder in engem Kontakt mit den verschiedenen Stakeholdern. Nach der Analyse der Ist-Prozesse kann man gemeinsam einen Soll-Prozess modellieren. Hierbei soll nicht nur der Prozess an sich, also der reine Arbeitsablauf an sich optimiert werden. Ganz wichtig ist auch das Prozessumfeld zu analysieren und auch dort nach Optimierungspotentialen zu suchen. Alle Optimierungsmaßnahmen sollten daraufhin geprüft werden, in wie weit sie die Unternehmensziele verfolgen und sich mit der Strategie vereinbaren lassen. Hierbei ist wichtig, dass der Kunde letztendlich das Ergebnis eines Prozesses bewertet. Nur wen der Kunde zufrieden ist (Zeit, Kosten und Qualität) ist ein Prozess erfolgreich. Egal wie kostengünstig und optimiert ein Prozess abläuft, wenn der Kunde nicht zufrieden ist hat ein Prozess sein Ziel verfehlt!!!

Um auch zukünftig den Prozess weiter optimieren zu können sollten während der Analyse nach sinnvollen KPIs gesucht werden, anhand deren man zum einen die Ergebnisse eines Prozesses, aber auch den Prozess an sich messen kann.

Mit diesen Informationen können nun ggf. mehrere Projekte angestoßen werden: Zum einen können müssen ggf. organisatorische Änderungen vollzogen werden (z.B. verschieben von Abteilungsgrenzen, Einrichtung eines Centers of Excellence, etc). Zum anderen muss die IT berücksichtige werden. Wenn es erforderlich ist den Prozess in einem System umzusetzen ist die Frage ob man diesen in den bestehenden Systemen abbilden kann, oder ob man ein BPM-System (BPMS) an sich benötigt. Wenn ein BPM-System benötigt wird, muss überlegt werden welche Anforderungen an ein solches System gestellt werden. Hier existiert bisher nicht die Eierlegende-Wollmilchsau. Daher ist je nach Prozesstyp auch ein anderes BPMS benötigt. Ein BPMS ist in der Regel eines der Systeme die eine längere Laufzeit haben.

Ist die Entscheidung zur Umsetzung getroffen, kann der Prozess für die Realisierung in den verschiedenen Systemen designed werden. Hierbei werden die fachlichen Prozesse in der Regel um technische Implementierungsdetails angereichert. Hier zahlt es sich aus, wenn die Prozesse schon während der Prozessmodellierung ordentlich modelliert worden sind. Dann müssen diese Prozesse nicht mehr vollständig umgebaut werden, sondern es reicht eine Erweiterung des Prozessmodells.

Sind die Soll-Prozesse mit all ihren Eigenschaften umgesetzt (oder zumindest 90% – hier besser an die 90/10 Regel denken) kann der neue Prozess eingeführt werden. Hierbei ist ein vernünftiges Change Management erforderlich. Schon während der Modellierung und Implementierungsphase sollte ein enger Kontakt zu den zukünftigen “Prozessanwender” bestehen. Nur so lässt es sich halbwegs gewährleisten, dass ein Prozess zum einen fachlich richtig ist und die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit wirklich unterstützt. Darüber hinaus können die Mitarbeiter sich langsam an das Thema BPM gewöhnen und selber die Vorteile für sich entdecken. Dadurch wird das Misstrauen gegenüber Änderungen der Abläufe in ihrem Arbeitsalltag deutlich reduziert.

Sobald ein Prozess eingeführt wurde beginnt das Spiel quasi wieder von vorne. Der Prozess sollte in regelmäßigen Abständen analysiert werden um ihn an neue Gegebenheiten anzupassen und ihn weiter zu verbessern. Hierfür ist eine regelmäßige Auswertung der KPIs notwendig. Aber auch der Kontakt zu den Prozessanwendern, die Probleme berichten können, die nicht über ein KPI erfasst werden können. Über diese Maßnahmen wacht der Prozessverantwortliche und falls vorhanden das Center of Excellence.

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