Prozesse für Scrum zerlegen

Wie im Artikel “Kick-Off: BPM + Scrum” den Jakob Freund auf bpm-guide.de veröffentlicht hat wollten wir noch Beispiele für verschiedene “Schnittmuster” einbringen. Ein Sprint bei Scrum soll zwischen 1 und maximal 4 Wochen dauern. Daher ist es ggf. notwendig einen Prozess in kleinere Einheiten zu zerlegen um diese Einheiten in den Sprints bearbeiten zu können. Da das Ergebnis eines Sprints ein “auslieferbares lauffähiges Produkt” sein sollte, müssen große Prozesse so geteilt werden, dass diese Teilprozesse sinnvoll und möglichst eigenständig ausgerollt werden können. Im Anschluss folgt mein Beispiel für das Zerlegen von Prozessen mit mehreren parallelen Prozesssträngen.

Einschleusung neuer Mitarbeiter
Bei der Einschleusung neuer Mitarbeiter sind häufig eine Vielzahl unterschiedliche Aufgaben in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zu erledigen. Häufig liegen alle erforderlichen Daten über den zukünftigen Mitarbeiter frühzeitig in der Personalabteilung vor. Im Anschluss müssen diese Informationen z.B. an die IT-Abteilung gegeben werden, um den Arbeitsplatz und die Benutzeraccounts des neuen Mitarbeiters einzurichten. Zeitgleich können die erforderlichen Anträge für eine Betriebsrente und für die Bestellung eines Firmenfahrzeugs ausgeführt werden. Mobiltelefone müssen bestellt werden, evtl. benötig der neue Mitarbeiter Schlüssel für das Bürogebäude und vieles mehr. Zusätzlich werden viele Abteilungen über den Eintritt eines neuen Mitarbeiters informiert um Personalstatistiken zu pflegen und die fachliche Einführung ins Unternehmen vorzubereiten. Man erkennt, dass viele dieser Aktivitäten nicht zwingend seriell ausgeführt werden müssen, da sie voneinander völlig unabhängig sind. Daher bieten sich eine Parallelisierung der Aktivitäten und der Einsatz eines BPM-Systems an.
Folgendes Schnittmuster für eine Umsetzung des Prozesses mit Scrum wäre denkbar:

  • Iteration #1 bis #x      Aufbau eines allgemein gültigen Mitarbeiterdatenschematas und Aufbau von Schnittstellen zur Befüllung des Schematas für einen neuen Mitarbeiter
  • Iteration  #x+1 Einbindung einer neuen Abteilung in den Prozess als paralleler Empfänger von Aktivitäten
  • Iteration #x+n Einbindung weiterer paralleler Aktivitäten

Dadurch können interessierte Abteilungen schnell von der Prozessoptimierung profitieren und zögerliche Abteilungen nach und nach eingebunden werden. Würde man planen den Prozess auf einen Schlag komplett einzuführen können problematische Aktivitäten die Einführung stark verzögern, obwohl vielleicht 95% aller Aktivitäten klar sind und problemlos umgesetzt werden könnten.

Aktuelle Diskussionen zu diesem Thema findet man im Forum auf BPM-Netzwerk.de

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