Tipps zum Business Process Management – Teil 1

In den folgenden Wochen möchte ich eine kleine Serie veröffentlichen mit nützlichen Tipps rund um das Thema Business Process Management. Dieser Artikel ist der erste dieser Serie, die insgesamt 20 Tipps beinhalten wird. Die ersten drei Tipps befassen sich mit den Themen Standards, Erfahrung und unvollständigen Prozessmodellen.

1. Standards verwenden

standards Wieso soll man Standards nutzen? Man erspart sich eine Menge Arbeit! Wenn man gar keinen Standard verwendet – auch keinen eigenen – dann wird es sehr schwer fallen sich in einem Projekt über bestimmte Punkte zu unterhalten. Es kommt zu Missverständnissen und häufig werden Informationen fehlen. Natürlich kann man einen eigenen Standard entwickeln. Aber warum die Arbeit machen wenn doch schon fertige und anerkannte Standards vorhanden sind? Im BPM ist zum Beispiel die Modellierungsnotation BPMN ein anerkannter Standard zu Modellierung von Prozessmodellen. Wenn sich jeder, der ein Prozessmodell erarbeitet an diesen Standard hält können viele Missverständnisse und Fehlinterpretationen vermieden werden. Natürlich ist es möglich sich einen bestehenden Standard an die eigenen firmeninternen Bedürfnisse anzupassen. Diese Anpassung soll dann aber auch kommuniziert werden, damit jeder damit arbeiten kann. Leider reicht die reine Kenntnis über die Spezifikation der BPMN nicht aus um gute Prozessmodelle zu entwickeln. Hier benötigt man noch mehr als nur eine Modellierungsnotation. Zum einen sollten Modellebenen berücksichtigt werden, ein bestimmter Modellierungsstil etabliert werden und vor allem wird Erfahrung benötigt. Und diese lässt sich nicht so einfach lehren.

2. Erfahrung ist nicht ersetzbar

erfahrung Der Punkt Erfahrung ist eigentlich ein sehr schwieriger Punkt. Vor allem im Bereich Prozessmodellierung ist Erfahrung enorm wichtig. Die reine Modellierungsnotation (z.B. BPMN) kann man sich schnell in wenigen Tagen aneignen, aber dann gute Prozesse zu modellieren ist sehr schwer. Auch mit einer völlig korrekten BPMN Syntax kann man eine ganze Menge Nonsens modellieren. Erfahrung lässt sich nicht einfach durch Schulung oder Bücher vermitteln. Ein Prozessmodellierer benötigt Erfahrung wie man die Prozessbeschreibung durch Interviews, Workshops und Dokumenten herausarbeiten kann und dann sinnvoll und brauchbar in Prozessmodellen abbildet. Und wenn diese Modelle von geringer Qualität sind, wie soll dann ein darauf aufbauendes Projekt ein qualitativ hochwertiges Ergebnis liefern? Die Prozessmodelle sind das Fundament des Erfolges und daher enorm wichtig. Denn die Modelle gelten als Grundlage, als Anhaltspunkt und ggf. als Ziel eines Projektes.

Wer hier sparen möchte spart definitiv an der falschen Stelle. Wenn keine internen Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die genügend Erfahrung in der Prozessmodellierung besitzen sollte man sich lieber externe Unterstützung einkaufen, bevor man es einfach mal versucht.

3. Jedes Prozessmodell ist unvollständig – aber manche sind brauchbar

unvollstandig Man sollte sich direkt zu Beginn eines BPM Projektes von dem Gedanken verabschieden einen Prozess zu 100% vollständig modellieren zu können. In den meisten Prozessen wird man nie alle Eventualitäten, Ereignisse oder Abbruchszenarien modellieren können. Denn Prozessmodelle sind wie jedes Modell nur ein vereinfachtes Abbild der Realität, welche die Realität nicht 1:1 nachbilden können und auch nicht sollen. Mit einigen Modellen kann man arbeiten, mit anderen nicht. Daher ist es wichtig sich bei den Prozessmodellen auf die wesentlichen Aspekte im Prozess zu konzentrieren. Die wesentlichen Aktivitäten und Ereignisse um den Happy-Path zu modellieren sind häufig schnell klar und gar nicht so kompliziert. Die Ausnahmen sind meistens das Problem. Wenn Ausnahmen notwendig sind, sind diese mit Bedacht zu modellieren. Denn Ausnahmezweige machen das Prozessmodell komplex und unübersichtlich. Sie sind aber häufig wichtig um die richtigen Entscheidungen zu treffen um eine Prozessinstanz erfolgreich oder zumindest ordnungsgemäß zu beenden. Man kann die bekannte Ausnahmen im Prozess nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten (wie bei den Risiken) und dann entscheiden, welche Ausnahmen man explizit mit in das Prozessmodell mit aufnimmt und welche ggf. ignoriert oder durch ein Standard-Handling abgefangen werden.

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  1. [...] 1-3 sind im ersten Teil dieser Serie zu [...]

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  2. [...] 1-3 sind im ersten Teil und Tipp 4 – 7 sind im zweiten Teil dieser Serie zu [...]

    Tipps zum Business Process Management – Teil 3 « BPM+

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