Tipps zum Business Process Management – Teil 2

Im zweiten Teil meine Tipp-Serie zum Business Prozess Management möchte ich noch einmal grundlegende Projektmanagement-Themen ansprechen: Strategie, Ziele, Kommunikation und Risikomanagement.

Tipp 1-3 sind im ersten Teil dieser Serie zu finden.

4. Strategie

strategie Einer der wichtigsten kritischen Erfolgsfaktoren ist die Strategie, die einem BPM Projekt zugrunde liegt. Hier ist es entscheidend die Strategie des BPM Vorhabens auf die Unternehmensstrategie abzustimmen. Im Projekt selber sollte jede wichtige Entscheidung unter Einbeziehung der Strategie getroffen werden. Nur so kann garantiert werden, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.

5. Ziele definieren

ziele Es ist eigentlich so einfach, deswegen wird es wahrscheinlich häufig übergangen. Eine konkrete Zieldefinition muss vor Beginn eines jeden Projektes stattfinden und Ziele müssen unbedingt nach SMART definiert werden. In Unternehmen, die ihre Ziele nicht klar definieren überziehen 60% aller Projekte den geplanten Projektzeitraum und 33 % der Projekte werden sogar komplett abgebrochen!

6. Kommunikation

kommunikation Eine intensive Kommunikation ist ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. Nicht nur in BPM Projekten. Den durch einen offenen Austausch werden Probleme schneller erkannt, Risiken minimiert und der Projektfortschritt beschleunigt. Intensive Kommunikation bedeutet nicht, dass alle Projektmitglieder täglich mehrere Stunden in langen Meetings verbringen müssen. Es gibt hier diverse Möglichkeiten die Kommunikation zu stärken und zu fördern. Hilfreich sind z.B. Projektbüros, Daily-Stand-Up-Meetings (max. 15 Minuten wie bei Scrum), große Wandposter/Whiteboards mit wichtigen Informationen, Förderung von Ehrlichkeit und Vertrauen, etc.

7. Risikomanagement

risiko Projekte scheitern weil Risiken eintreten. Das ist doch eigentlich ganz einfach zu verstehen. Also ist es auch sinnvoll permanent die Risiken zu beobachten, zu analysieren und diese zu managen. Hierbei ist es üblich die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Ausmaß bei Eintritt des Risikos zu beurteilen. Anschließend kann man überlegen ob man die Risiken akzeptiert, versucht die Eintrittswahrscheinlichkeit zu reduzieren, versucht das Ausmaß bei Eintritt eines Risikos zu reduzieren oder ob man die Risiken an andere überträgt. Grade in BPM Projekten sind häufige verschiedenste Risiken anzutreffen, da sich viele Projekte über Abteilungs- und/oder Systemgrenzen erstrecken. Diese Schnittstellen und Abhängigkeiten bergen erfahrungsgemäß ein sehr hohes Gefahrenpotential.

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