Das perfekte Prozessmodell

Immer wieder stößt man in Projekten zur Prozessmodellierung auf einen Punkt an dem man entscheiden muss, ob das erstellte Prozessmodell „richtig“ ist. Die große Frage hierbei ist: Was bedeutet „richtig“?

Erst einmal gilt: Das perfekte Prozessmodell gibt es nicht!

A process is better than no process
A good process is better than a bad process
Even a good process can still be improved

Michael Hammer

Einer der bekanntesten Ansätze sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung“ (GOM). Diese vermitteln als methodischer Ordnungsrahmen wie Modelle vernünftig aufgebaut werden können. Die Inhalte sind:

  • Richtigkeit
  • Relevanz
  • Wirtschaftlichkeit
  • Klarheit
  • Vergleichbarkeit
  • Systematischer Aufbau

Die einzelnen Grundsätze kann man an diversen Stellen im Internet nachlesen. Ich möchte hier versuchen diese Grundsätze mit konkreten Praxisbeispielen und Anwendungstipps anzureichern. (weiterlesen …)

Im Team einheitlich modellieren – geht das?

Wer im Team arbeitet kennt das vermeintliche Problem: Jedes Teammitglied denkt, redet und speichert Informationen anders. Die Sichtweisen auf ein Problem oder eine Lösung können variieren. Dies ist auch gut und nützlich: Eine schöne Übung, die zeigt dass Teamergebnisse besser sind als Einzelergebnisse, ist das Gruppen-Experiment „NASA-Game“. In der Regel ist die Entscheidung der Gruppe um einiges besser als die Entscheidung des Einzelnen. Doch wenn es darum geht gemeinsam ein Ergebnis zu erzeugen (z.B. ein Dokument oder ein Modell) und dieses Ergebnis aus Teilergebnissen der einzelnen Teammitglieder besteht, erkennt man häufig, dass das Gesamtergebnis irgendwie nicht aus „einem Guss“ ist. Angefangen bei einfachen Sachen die z.B. die Zeitform, aktive oder passive Formulierungen, direkte Ansprache (Sie) oder indirekte Formulierungen (z.B. man), Aufbau der Abschnitte, Formatierung etc. bis hin zu komplexen Sachen wie Satzbau, Wortschatz für Formulierungen, Visualisierung von Sachverhalten können signifikante Unterschiede in den erstellten Inhalten der einzelnen Teammitglieder auftreten. Bei einer nicht sauberen Abgrenzung der Aufgaben kann es zusätzlich zu Redundanzen kommen oder gar inkonsistente Inhalte produziert werden. Für den Empfänger eines solchen Ergebnisses ist es in der Regel aber vorteilhaft wenn alles zusammenpasst. Dies wirkt qualitativ hochwertiger, lässt sich leichter verstehen, weiterverarbeiten und pflegen.

Wie kann man mit solchen Unterschieden im Team umgehen. Ich möchte mich hier konkret auf die Prozessmodellierung mit BPMN beziehen und ein paar Lösungsansätze vorstellen. (weiterlesen …)

Prozesslandkarte erstellen

Wer sich einen Überblick über die Prozesse in einem Unternehmen machen möchte dem ist mit einer Prozesslandkarte geholfen. In diesem Satz sind schon zwei wichtige Kriterien für eine solche Prozesslandkarte enthalten:

  1. Eine Landkarte erstellt eine Übersicht!
    Das bedeutet es sollten nicht zu viele Details zu sehen sein. Der Aufwand zur Prozesserhebung nimmt mit jeder Detailstufe exponentiell zu.
  2. Eine Prozesslandkarte zeigt Prozesse!
    Das bedeutet die Prozesse stehen im Mittelpunkt. Man sollte nicht versuchen zu viele weitere Informationen in diese Landkarte zu integrieren. Hierzu später mehr.

Leider ist es gar nicht einfach eine solche Landkarte zu erstellen, da die Strukturen der Arbeitsabläufe häufig intuitiv sind und nicht immer allgemeingültig beschrieben werden können. Dies ist bei der Erstellung der Prozesslandkarte zu berücksichtigen, damit man sich nicht im Detail verliert.

Als grobes Vorgehensmodell könnte man folgende Schritte definieren:

  1. Ziele definieren
  2. Rahmenbedingungen abstimmen
  3. Methodik abstimmen
  4. TOP-10 Prozesse identifizieren & abstimmen
  5. Details zu den TOP-10 Prozessen erfassen
  6. Retrospektive

Diese Schritte werde ich in den folgenden Abschnitten kurz erläutern.

(weiterlesen …)

Referenzmodelle für Prozessmanagement

Prozessmanagement ist vielseitig, daher gibt es auch nicht DAS eine Referenzmodell. Ein Referenzmodell oder auch “Process Framework” kann dabei unterstützen die Prozesse in einem Unternehmen schneller zu erfassen, zu klassifizieren und von Best Practices zu profitieren. Hierbei gibt es einige sehr generische Frameworks aber auch konkrete Frameworks für einzelne Branchen. Mal sind die Prozesse in Diagrammen visualisiert in anderen werden die Prozesse textuell beschrieben. Häufig dienen die Referenzmodelle zur Erstellung von Übersichten z.B. für Prozesslandkarten. Oder auch zur Abstimmung mit Lieferanten und Kunden. Eine konkrete Umsetzung findet man z.B. bei der Bundesnetzagentur die sämtliche Prozesse rund um den Lieferantenwechsel bei Gas und Elektrizität beschrieben hat.

Ich habe hier einige Rahmenwerke, Frameworks und Referenzmodelle rund um das Thema Prozessmanagement zusammengetragen. Gerne nehme ich auch weitere Referenzmodelle mit auf:

(weiterlesen …)