Im Team einheitlich modellieren – geht das?

Wer im Team arbeitet kennt das vermeintliche Problem: Jedes Teammitglied denkt, redet und speichert Informationen anders. Die Sichtweisen auf ein Problem oder eine Lösung können variieren. Dies ist auch gut und nützlich: Eine schöne Übung, die zeigt dass Teamergebnisse besser sind als Einzelergebnisse, ist das Gruppen-Experiment „NASA-Game“. In der Regel ist die Entscheidung der Gruppe um einiges besser als die Entscheidung des Einzelnen. Doch wenn es darum geht gemeinsam ein Ergebnis zu erzeugen (z.B. ein Dokument oder ein Modell) und dieses Ergebnis aus Teilergebnissen der einzelnen Teammitglieder besteht, erkennt man häufig, dass das Gesamtergebnis irgendwie nicht aus „einem Guss“ ist. Angefangen bei einfachen Sachen die z.B. die Zeitform, aktive oder passive Formulierungen, direkte Ansprache (Sie) oder indirekte Formulierungen (z.B. man), Aufbau der Abschnitte, Formatierung etc. bis hin zu komplexen Sachen wie Satzbau, Wortschatz für Formulierungen, Visualisierung von Sachverhalten können signifikante Unterschiede in den erstellten Inhalten der einzelnen Teammitglieder auftreten. Bei einer nicht sauberen Abgrenzung der Aufgaben kann es zusätzlich zu Redundanzen kommen oder gar inkonsistente Inhalte produziert werden. Für den Empfänger eines solchen Ergebnisses ist es in der Regel aber vorteilhaft wenn alles zusammenpasst. Dies wirkt qualitativ hochwertiger, lässt sich leichter verstehen, weiterverarbeiten und pflegen.

Wie kann man mit solchen Unterschieden im Team umgehen. Ich möchte mich hier konkret auf die Prozessmodellierung mit BPMN beziehen und ein paar Lösungsansätze vorstellen.Welche Faktoren können bei Prozessmodellen variieren? Als Annahme gehe ich davon aus, dass die Prozessmodelle 100% BPMN-konform modelliert werden. Dennoch können mindestens folgende Unterschiede auftreten:

  • Ausrichtung der Diagramme (horizontal vs. vertikal)
  • Die Benennung sämtlicher Objekte (Diagramm, Pool, Lane, Activity, Gateway, Event, Artefakte, Datenobjekte, Flows)
  • Farbe und Größe der einzelnen Elemente
  • Umfang der Verwendung der BPMN Elemente (siehe BPMN 2.0 Subclasses)
  • Modellierung bestimmter Sachverhalte
    • Intermediate Events oder Receiving / Send Task
    • Nutzung von Gateways und Conditional Flows
    • Verwendung von Pools und Lanes (Rollen, Abteilungen, Systemen, Unternehmen)
    • Modellierung von Schleifen (Aktivität mit Schleifen-Markierung oder Nutzung von Gateways)

In all diesen Punkten lassen sowohl die BPMN, als auch die meisten Tools verschiedene Modellierungsmöglichkeiten zu. Das ist auch völlig legitim. In diversen Method & Style Guides und im Internet werden die Möglichkeiten teils sehr kontrovers diskutiert. Z.B. dass die BPMN es zulässt das „Exclusiv-Or-Gateway“ mit oder ohne „X“ zu markieren zeigt auf, dass die Spezifikation alleine nicht ausreicht um im Team einheitliche Modelle zu erstellen.

Ist es denn überhaupt notwendig einheitliche Modelle zu erstellen? Hierzu müssen wir folgende Aspekte betrachten:

Positiv ist:

  • Die Empfänger der Prozessmodelle finden sich in einheitlichen Modellen schneller zurecht.
  • Die Teammitglieder können schneller und mit weniger Reibungsverlusten Modelle untereinander zur weiteren Bearbeitung austauschen.
  • Es kommt zu weniger Missverständnissen wenn identische Sachverhalte identisch modelliert sind.
  • Auch nicht zu vernachlässigen: Es sieht hübscher aus. Viele Empfänger von Modellen bewerten „hübsche“ Modelle auf den ersten Blick als qualitativ hochwertig, korrekter und verlässlich. Das Vertrauen in die Modelle steigt (Natürlich sollen die Modelle dieser Erwartungshaltung dann gerecht werden und auch dem 2. Blick standhalten ;-) )
  • Die Modellierer können sich auf die Semantik konzentrieren und müssen sich weniger Gedanken über alternative Modellierungsmöglichkeiten machen.

Negativ ist:

  • Der ein oder andere Modellierer muss sich ggf. umgewöhnen und umdenken.
  • Die vielen möglichen Varianten in den Modellen können nicht alle in einer Guideline beschrieben werden
  • Modelle können nur einheitlich sein, wenn auch das Ziel der Modelle einheitlich ist.
  • Maßnahmen zur Vereinheitlichung schränken die Freiheit der Modellierer ein, dies kann ggf. dazu führen, dass die Erstellung der Modelle etwas länger dauert.

Prinzipiell überwiegen die Vorteile der Vereinheitlichung. Der Mehrwert für Empfänger und Modellierer überwiegt meistens dem geringen Mehraufwand und die Umgewöhnung der Modellierer.

Was kann man nun machen um möglichst einheitliche Modelle zu erstellen? Folgende Strategien stehen unter anderem zur Auswahl:

Richtlinien und Konventionen
Die Varianten die BPMN anbietet können über Modellierungsrichtlinien eingeschränkt werden. Zusätzlich können Definitionen und Konventionen für die Beschriftung von Elementen getroffen werden und Farben, Layout und Schriftarten definiert werden. Einige Tools unterstützen dabei definierte Richtlinien und Konventionen umzusetzen und so den Spielraum der Modellierer einzugrenzen.

Pattern und Templates
Über Pattern und Templates können Grundlegende Strukturen für die Prozessmodelle vordefiniert werden. Dennoch kann es aus fachlicher Sicht dazu kommen, dass man immer wieder einmal von diesen Pattern und Templates abweichen muss. Daher sollte hier eine 80% Lösung vorhanden sein, die in 80 % der Fälle passt aber auch Platz für mögliche Anpassung lässt.
Als Pattern lassen sich z.B. immer wiederkehrende Prozessbausteine wie Freigaben, Meetings, Schleifen, Entscheidungen, Nachrichtenaustausch mit Partnern und vieles mehr vorbereiten. Templates umfassen entweder das gesamte Modellierungsprojekt (Vorlagen für Dokumente, Verzeichnisstrukturen, E-Mails, Fragebögen, Workshops, etc.) oder kleinere Bereiche um z.B. die Dokumentation einzelner Aktivitäten strukturiert zu erfassen oder wie eine Entscheidungstabelle auszusehen hat.

Gemeinsam Modellieren
Im gesamten Team
Je nach Teamgröße kann es zu Beginn hilfreich sein ein paar Modelle gemeinsam zu modellieren um zu sehen wie die Modellierer denken und sich gemeinsam auf bestimmte Modellierungsvarianten zu einigen. Zusätzlich harmonisiert die Zusammenarbeit häufig automatisch die Modelle, da sich die Teammitglieder unbewusst aneinander angleichen.

Gemischte Subteams
Wenn das Team zu groß ist kann es helfen die Modellierung in Kleinteams (2-3 Personen) aufzuteilen und diese Teams regelmäßig zu mischen. Dadurch erzielt man einen ähnlichen Erfolg wie mit dem gesamten Team. Vorteil: Die Modellierung der einzelnen Modelle geht schneller (weniger Diskussion in den kleineren Teams) dafür dauert die Harmonisierung der Teammitglieder untereinander etwas länger.

Nachträgliche Überarbeitung und Harmonisierung
Es ist auch eine valide Strategie, dass die Prozessmodelle am Ende der Modellierung durch eine Person oder ggf. einen kleinen Personenkreis überarbeitet und angeglichen werden. Dies führt zu einem ziemlich einheitlichen Ergebnis, erfordert aber ggf. einen hohen Ressourceneinsatz wenn Modelle umfangreich umgebaut werden müssen um den internen Standards zu genügen.

Modellierungs-Coach
Es ist auch möglich, dass es einen Modellierungs-Coach gibt, der die Modellierer begleitet und schon bei der Erstellung der Modelle die Modellierer auf gewisse Standards hinweist und auf eine einheitliche Modellierung achtet. Dies ist eine effiziente Methode wenn auch der Kenntnisstand der BPMN im Team variiert.

Gemeinsame Diskussion
Am Ende einer Modellierung kann das Modell mit dem gesamten Team besprochen werden und über die Modellierung und die Einhaltung der Richtlienen und Vorgaben geprüft werden. Dies ist ein interessanter Ansatz wenn die Richtlinien noch neu sind um diese gemeinsam zu validieren und z.B. eine Feinabstimmung zu machen und neue Pattern zu identifizieren.

Ein ausgewogener Strategie-Mix kann dazu führen, dass die Modelle und die Modellierer sich über die Zeit angleichen. Hierbei ist vor allem zu Beginn eines neuen Teams verstärkt auf einen regen Austausch zwischen den Modellierern zu achten und diese auf die Einhaltung der Richtlinien hinzuweisen. Und wenn Modellierer plausible und gute Gründe vorweisen können, warum von einer Konvention abgewichen worden ist so sollte dies überprüft werden. Denn selbst die besten Richtlinien und Konventionen bedürfen ab und zu einer Überarbeitung.

Ein wesentlicher Faktor ist aber  immer wieder das Ziel der Prozessmodelle. Diese bestimmen im Wesentlichen welche Inhalte in welcher Form in den Prozessmodellen aufgeführt werden.

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