Prozesslandkarte erstellen

Wer sich einen Überblick über die Prozesse in einem Unternehmen machen möchte dem ist mit einer Prozesslandkarte geholfen. In diesem Satz sind schon zwei wichtige Kriterien für eine solche Prozesslandkarte enthalten:

  1. Eine Landkarte erstellt eine Übersicht!
    Das bedeutet es sollten nicht zu viele Details zu sehen sein. Der Aufwand zur Prozesserhebung nimmt mit jeder Detailstufe exponentiell zu.
  2. Eine Prozesslandkarte zeigt Prozesse!
    Das bedeutet die Prozesse stehen im Mittelpunkt. Man sollte nicht versuchen zu viele weitere Informationen in diese Landkarte zu integrieren. Hierzu später mehr.

Leider ist es gar nicht einfach eine solche Landkarte zu erstellen, da die Strukturen der Arbeitsabläufe häufig intuitiv sind und nicht immer allgemeingültig beschrieben werden können. Dies ist bei der Erstellung der Prozesslandkarte zu berücksichtigen, damit man sich nicht im Detail verliert.

Als grobes Vorgehensmodell könnte man folgende Schritte definieren:

  1. Ziele definieren
  2. Rahmenbedingungen abstimmen
  3. Methodik abstimmen
  4. TOP-10 Prozesse identifizieren & abstimmen
  5. Details zu den TOP-10 Prozessen erfassen
  6. Retrospektive

Diese Schritte werde ich in den folgenden Abschnitten kurz erläutern.

1. Ziele definieren

Zu Beginn eines solchen Vorhabens hilft es wenn die Ziele der Landkarte beschrieben werden um die Prozessmodelle unter diesen konkreten Aspekten zu beleuchten. Hierbei hilft es nicht weiche Ziele zu formulieren (z.B. mehr Transparenz, mehr Übersicht, besseres Verständnis, etc.). Man muss schon konkrete und am besten messbare Ziele formulieren und schriftlich fixieren. Hierbei hilft z.B. das Business Motivation Modell (BMM) der OMG. So lassen sich aus Visionen des Managements konkrete Ziele ableiten:

Hier ein paar Beispiele:

Eine Prozesslandkarte kann dabei helfen

  • die 50 wichtigsten Prozesse zu identifizieren
  • die Abhängigkeiten zwischen Prozessen und Applikationen zu erkennen
  • die Kommunikation zwischen den Organisationseinheiten zu visualisieren
  • eine optimierte Strukturierung des Unternehmens zu ermöglichen
  • die Grundlage für eine Engpassanalyse zu erstellen

Versuchen Sie am besten die Ziele nach SMART zu formulieren.

Je besser die Ziele beschrieben sind, desto einfacher könnten die nächsten Schritte durchgeführt werden.

2. Rahmenbedingungen abstecken

Der nächste Schritt ist es die vorhandenen Rahmenbedingungen zu klären. Z.B.

  • Wie soll die Prozesserhebung durchgeführt werden?
  • Wie viel Zeit steht das Management zur Verfügung?
  • Welche Dokumentationen und weitere mögliche Quellen existieren? Wie sind diese zu bewerten?
  • Wer sind die Steakholder bei der Prozesserhebung?
  • Wie sieht die Ressourcenauslastung aus?
  • Welche Ressourcen können genutzt werden? (Intern und Extern)
  • Wie viel Erfahrung zur Prozessmodellierung liegt vor?
  • Benötigt man ein spezielles Tool oder kann ein vorhandenes Tool genutzt werden?
  • Wer sind die Kunden der Prozesslandkarte?
  • Gibt es ein eigens Projekt für die Erstellung der Prozesslandkarte oder soll dies in den laufenden Projekten „nebenbei“ erledigt werden?
  • Unterstützt das Management die Erstellung einer Prozesslandkarte?

All diese Rahmenbedingungen müssen geklärt und bewertet werden. Durch die Bewertung ergibt sich der Einfluss auf das Vorhaben. Im Zusammenhang mit den Zielen und den Rahmenbedingungen kann das Vorhaben konkretisiert werden um man beschreibt, wie man die Ziele unter den gegebenen Bedingungen erreichen kann. Als Ergebnis könnte ein Projektplan entstehen mit Meilensteinen, Kommunikationsplänen, etc.

3. Methodik abstimmen

Bisher gleicht das Vorhaben zur Erstellung einer Prozesslandkarte eigentlich einem ganz normalen Projekt. Die Zeile sind definierte und die Rahmenbedingungen geklärt. Ab jetzt ist Prozesswissen notwendig. Hiermit sind nicht die Kenntnisse über die Abläufe in dem zu erfassenden Unternehmen gemeint. Sondern das Wissen über Prozesserhebung, Prozessmodellierung und Prozessanalyse.

Die Methodik umfasst mehrere Bausteine. Jeder dieser Bausteine sollte dazu beitragen eines oder mehrere der definierten Ziele zu erreichen.

Die Methodik umfasst unter anderem:

  • Definition eines Ebenenmodells
    Eine Prozesslandkarte ist in der Regel in mehrere Ebenen unterteilt (3-4 Ebenen sollten reichen). Die oberste Ebene stellt eine grobe Übersicht (z.B. TOP 10 Prozesse) dar während die unterste Ebene die meisten Details enthält. Häufig werden die Prozesse der obersten Ebene in Subprozesse aufgeteilt und diese Subprozesse abermals bis man dann auf der untersten Ebene die gewünschte maximale Detailtiefe erreicht. Hier kann man auch auf ein Prozessframework zurückgreifen und dieses 1:1 verwenden oder dieses als Grundlage für eigene Anpassungen nehmen.
  • Definition des Modellierungsstandards
    Hierbei wird definiert mit welcher Notation die Prozesslandkarte modelliert wird. Es stehen diverse Notationen zur Auswahl. Auch kann die Notation von einer Ebene zur nächsten wechseln. So bietet sich zum Beispiel für die Modellierung der Prozesse auf den unteren Ebenen die BPMN an. Auf den oberen Ebenen werden häufig ähnliche Symbole verwendet aber auch gerne Blockpfeile oder andere visuellen Schaubilder, die einen Zusammenhang der wichtigsten Prozesse verdeutlichen. Aber auch Tabellen oder Listen sind auf den oberen Ebenen häufig anzutreffen. Vergleichen Sie doch einfach mal die verschiedenen Prozessframeworks.
  • Definition der Dokumentationsform
    Wie und wo sollen die gesammelten Informationen über Prozesse, Verantwortlichkeiten, Applikationen, Dokumente, Kommunikation erfasst werden?
  • Wie soll ist das allgemeine Vorgehen strukturiert: Macht man eher Workshops, Interviews oder begleitet man die Prozessbeteiligten und Blickt ihnen über die Schulter?

Nachdem all diese vorbereitenden Maßnahmen geklärt sind kann die Prozesserhebung beginnen. Bei fehlender Erfahrung in der Prozessmodellierung ist es ratsam sich professionelle Unterstützung (ggf. für einige Tage) ins Haus zu holen oder die Mitarbeiter im Vorfeld zu schulen.

4. TOP-10 Prozesse identifizieren und abstimmen

Es kann also losgehen. Wenn man sich für ein Prozessframework entschieden hat, dann hat man insofern Glück, dass man nicht auf einem leeren weißen Blatt Papier anfangen muss. Hat mein kein Framework zu Hand helfen die definierten Ziele und/oder Rahmenbedingungen um die ersten Schritte zu gehen.

Grundsätzlich existieren die beiden Vorgehensweisen Bottom-Up und Top-Down. Für die Prozesslandkarte empfiehlt sich in der Regel der Top-Down Ansatz. Der Grund hierfür liegt im Wesentlichen in zwei Punkten. Zum einen möchte man mit der Prozesslandkarte einen Überblick erschaffen. Beim Bottom-Up kann es schneller passieren, dass man sich im Detail verliert. Zum anderen ist es Hilfreich die ersten oberen Ebenen der Prozesslandkarte mit dem Management zu erstellen und abzustimmen. Damit eine grobe Struktur für die Erarbeitung der Detailprozesse vorhanden ist und die Prozesse so einfacher aufeinander abgestimmt werden können. Denn die Abgrenzung der Prozesse auf der obersten Ebene kann in unterschiedlichster Ausprägung erfolgen:

  • Trennung in Waren-, Informations- und Geldflüsse
  • Trennung in Management-, Key- und Support-Prozesse
  • Fokussierung auf die Supply-Chain
  • Aufbau der Prozessübersicht unter funktionalen Aspekten (funktional vs. prozessual)

Wenn man hier in die oberen beiden Ebenen mit dem Management abstimmt (dies ist in der Regel in wenigen Tagen machbar) hat man schnell ein Gefühl wohin die Reise geht. Dies erleichtert die Prozesserhebung im Team, da im Anschluss die Details der einzelnen Prozesse parallel durch einzelne Teammitglieder oder in Kleinteams ausgeführt werden kann.

Die ersten beiden Ebenen gelten eher der Strukturierung der Prozesslandkarte. Hier sollte daher nur die wichtigsten Informationen zu sehen sein (immer wieder in Bezug auf die gesetzten Ziele). Wenn Sie nun sechs oder 15 Prozesse auf der obersten Ebene haben ist das nicht weiter schlimm. Wichtig ist, dass die Informationen auf eine DIN A4 Seite passen und dem Kunden der Prozesslandkarte einen sinnvollen und lesbaren Einstieg bieten. Sollten Sie auf diesen Ebenen schon eine standardisierte Notation verwenden, so ist auf dieser Ebene die Syntax in der Regel nicht ganz so wichtig.

5. Detailprozesse erfassen

Der Begriff „Detail“ ist im Zusammenhang mit Prozesslandkarten zu sehen. Man wird es nicht schaffen die Prozesse  mit einem Detailgrad zu beschreiben in dem atomare Aufgaben zu finden sind. Man muss bedenken, dass man das ganze Unternehmen oder die wesentlichen Teile des Unternehmens erfassen möchte um hieraus weitere Erkenntnisse zu gewinnen. In der Regel ist für eine Prozesslandkarte daher nicht das kleinste Detail wichtig, sondern der Zusammenhang zwischen den Prozessen und den Prozessbeteiligten. Orientieren Sie sich an den definierten Zielen und modellieren Sie nicht mehr als benötigt wird. Je detaillierter Sie werden desto ungenauer werden die Modelle in der Regel (zumindest im Rahmen der Erstellung einer Prozesslandkarte) da Sie es nicht schaffen werden jede Alternative und jede Ausnahme in den Prozessmodellen zu erfassen.

Die Erhebung der Prozesse kann auf unterschiedlichste Art und Weise erfolgen:

  • Workshop
  • Interview
  • Fragebogen
  • Beobachtung
  • Studieren vorhandener Dokumentation

Vergessen Sie hierbei nicht bekannte Quellen. Gerne verliert man sich in Workshops und Interviews und lässt vorhandene Dokumentationen links liegen. Recherchieren Sie welche Dokumentation vorhanden ist und wie aktuell diese ist und nutzen Sie diese bei Bedarf und verifizieren Sie die Erkenntnisse in Workshops und Interviews.

Wenn man mit Angestellten spricht vergewissern Sie sich, dass die Ziele und der Zweck der Prozessmodellierung kommuniziert werden. Denn grade Prozessveränderung führen bei vielen Mitarbeitern zu erhöhtem Stress (siehe Artikel Burn-Out durch falsches Prozessmangement). Als Prozessmodellierer ist man auf das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter angewiesen. In einer offenen und kooperativen Zusammenarbeit lassen sich Prozessmodelle schneller und besser erstellen.

6. Retrospektive

Nach Abschluss des Projektes sollte man im Idealfall eine Retrospektive durchführen. Was ist einem Aufgefallen während der Prozessanalyse was nicht in den Modellen ersichtlich ist. Wie war die Zusammenarbeit. Was waren die größten Probleme und was die schönsten Erlebnisse. Was kann man zukünftig besser machen und was ist gut gelaufen.

Durch eine solche Reflexion können wichtige Erkenntnisse für Nachfolgeprojekte sein. Denn die Prozesslandkarte ist nur der Anfang. Der nun gewonnene Überblick und die neuen Erkenntnisse bergen in der Regel ein großes Potential für Verbesserungen. Und in den Optimierungsprojekten ist häufig eine Detaillierung eines einzelnen Prozesses notwendig um z.B. Schwachstellen oder Engpässe genau zu identifizieren. Dann beginnt die Modellierung wieder von „vorne“ mit neuen Zielen und es wäre doch schön wenn man hierbei von den Erfahrungen der vergangenen Projekte profitieren kann.

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  1. [...] Eine Prozesslandkarte erstellen [...]

    Leseparade No.7 | Frauke Peter

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