Warum man für Prozesslandkarten kein BPMN verwenden sollte

Die BPMN hat sich als Standard-Notation für die Prozessmodellierung durchgesetzt. Diese erfreuliche Entwicklung führt dazu, dass nun sämtliche BPM Projekte schnell mit BPMN in Verbindung gebracht werden. Doch die BPMN ist kein Allheilmittel und keine Notation für eine Prozesslandkarte oder Process Map oder Process Landscape (wie auch immer Sie eine Übersicht über Unternehmensprozesse nennen möchten). Im Folgenden möchte ich kurz darstellen warum Sie besser keine BPMN für die oberen Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden.

Die BPMN wurde entwickelt um die Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten in einem Prozess zu beschreiben und nicht für die Zusammenhänge zwischen mehreren Prozessen.

Gut und schön, aber kann man BPMN nicht einfach trotzdem verwenden? Können schon, man muss dann aber akzeptieren, dass es dann schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommt. Warum ist das so?In einer Prozesslandkarte wechselt zwischen den einzelnen Prozessen schon mal die Multiplizität. Zum Beispiel wird einmal die gesamte Produktion (Summe aller Aufträge) betrachtet und danach nur ein einzelner Auftrag.

Darüber hinaus wechselt auch die Häufigkeit der Ausführung der Prozesse. Die Produktionsplanung wird z.B. einmal im Monat ausgeführt, die Bearbeitung der Kundenaufträge dagegen täglich mehrfach. Die Prozesse stehen aber trotzdem in einer logischen Reihenfolge:

prozesslandkarte1

Eine solche Übersicht mit der BPMN zu modellieren führt zu dem Problem, dass man eigentlich keinen Sequenzfluss benutzt darf. Die Planung führt man einmal im Monat aus, den Einkauf von Rohmaterial stetig, die Kundenaufträge werden für jede Bestellung produziert und der Warenverkauf erfolgt täglich aus der Produktion und aus dem Lager. In der BPMN dürfte man diese Prozesse nicht miteinander verbinden und so darstellen:

prozesslandkarte2

Hier stimmt der Sequenzfluss nicht, da nach dem Token-Prinzip jeder Prozess nur einmal durchlaufen werden könnte. Also nachdem die Planung der Monatsproduktion erledigt ist könnte man nur einmal Rohmaterial kaufen, nur einen Kundenauftrag produzieren und einmal Ware verkaufen. Ja, das ist ein wenig kleinkariert aber warum ist es wichtig? Weil der geneigte Leser sonst irgendwann nicht mehr durchblickt. Die BPMN wird in dem oben gezeigten Fall „Missbraucht“ hier steht der Sequenzfluss nicht wirklich für den Sequenzfluss, in anderen Diagrammen dann vielleicht schon, woher soll ein Leser das wissen? Die Sub-Prozesse in der BPMN stellen hauptsächlich nur eine Möglichkeit der Gliederung und Strukturierung der Aktivitäten in einem Prozess zur Verfügung und nicht um Prozesse an sich in Beziehung zu setzen.

Daher plädiere ich dafür, dass wenn die BPMN genutzt wird, diese auch zwingend korrekt genutzt wird. Durch die Spezifikation haben sämtliche Symbole und Artefakte eine konkrete Syntax und Semantik. Wenn ein Diagramm nicht dieser Syntax und Semantik entspricht kommt es schnell zu Missverständnissen. Man kann den Sequenzfluss natürlich auch weglassen, aber dann stehen die Rechteckte lose nebeneinander und der logische Fluss ist nicht direkt ersichtlich.

Das nächste Problem ist die hierarchische Gliederung. Hier wieder ein Beispiel:

prozesslandkarte3

In der BPMN müsste man die Teilprozesse des Hauptprozesses „Kaufe Rohmaterial“ im Sub-Diagramm abzubilden. Zum einen hat man auf dieser Ebene wieder das Problem, dass die Prozesse in einer unterschiedlichen Häufigkeit durchgeführt werden. Wenn man diese nicht mit einem Sequenzfluss verbindet müsste man den Prozess „Kaufe Rohmaterial“ als Ad-Hoc Prozess Kennzeichen. Irgendwann hat man dann alle Hauptprozesse als Ad-hoc, Mehrfachausführung oder Schleife deklariert. Dies ist weder hilfreich für das Verständnis des Gesamtmodells und mit sehr hoher wahrscheinlich auch nicht konform mit der BPMN.

Daher ist die BPMN auch nicht aus Sicht der Strukturierungsmöglichkeit einer Prozesslandkarte mit Sub-Prozessen zu empfehlen. Für eine Landkarte sollte man etwas anderes verwenden. Leider existiert heute noch kein allgemeines Framework für Prozesslandkarten (z.B. ein Process Architecture Framework). Genügend Ideen, Referenzmodelle oder Branchenlösungen sind aber vorhanden.

Hier nochmal die Zusammenfassung warum BPMN nicht für die oberen Levels einer Prozesslandkarte verwendet werden sollte:

-          Der Sequenzfluss kann in der Regel nicht richtig angewendet werden

-          Die Markierung der Sub-Prozesse (Ad-hoc, Schleife, Mehrfachinstanz) kann i.d.R. nicht richtig verwendet werden

-          Die rechteckige Darstellung der Aktivitäten lässt ohne Sequenzfluss keinen logischen-zeitlichen Zusammenhang der Prozesse erkennen

-          Eine fehlerhafte Verwendung der BPMN verwirrt den Leser und führt zu Fehlinterpretation und Missverständnissen

Aus Praxiserfahrung kann ich folgende weitere Gründe aufführen:

  • Ein vernünftiger Prozessmodellierer versucht korrekt zu modellieren. Da die BPMN nicht für eine Landkarte gedacht ist führt dieser Versuch zu den oben genannten Problemen und ist daher sehr Zeitraubend. Die Zeit lässt sich besser nutzen!
  • Durch die konkrete Syntax der BPMN verliert man sich schnell im Detail. Auf den oberen Prozesslevels kann man auch mal alle Fünfe grade sein lassen. Es ist häufig nicht entscheidend ob man ein XOR- oder ein OR-Gateway für eine Entscheidung benötigt, wichtig ist erst einmal das Entschieden werden muss.
  • Viele Tools verfügen über Konfigurationsmöglichkeiten für einzelne Modellelemente. Durch die Verwendung unterschiedlicher Symbole oder Objekte kann in einem Modellierungstool besser differenziert werden hinsichtlich
    • der Erstellung von eigenen Attribute
    • für Auswertungen und Reports
    • für Veröffentlichungen des Prozessmodells

Wenn alle Prozesse ‚Aktivitäten vom Typ Sub-Prozess‘ sind und diese auch in „echten“ Prozessdiagrammen zur Gruppierung von Aktivitäten verwendet werden kann eine solche Differenzierung nicht mehr vorgenommen werden.

Sobald Sie in die konkrete Beschreibung eines einzelnen Prozesses kommen, z.B. „Entnehme Ware aus dem Lager“ sind Sie wieder mit der BPMN bestens aufgestellt:

prozesslandkarte4

Commentary

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  1. 1. Mai 30th, 2013

    Wie kommt man am besten zu einer Prozess Landkarte? Zuerst in BPMN ausmodellieren und dann daraus die Landkarte irgendwie ableiten? Oder zuerst die Landkarte erstellen und dann in BPMN ausmodellieren?

    Beat Hugelshofer
  2. 2. Juli 8th, 2013

    Zuerst Prozesse modellieren und dann die Landkarte ableiten wäre Reverse Engineering (Bottom-Up). Das kann notwendig sein bei der Analyse der Prozesslandschaft im Zuge einer Verbesserungsinitiative. Beim Neuaufbau eines Prozesses sollte er zuerst auf der Landkarte erscheinen (Top-Down).

    Tobias Maier
  3. 3. Juli 16th, 2013

    Hallo, zwischen dem ganzen Spam hier habe ich den Kommentar doch fast übersehen. Prinzipiell ist es sinnvoll und schneller eine Prozesslandkarte mit dem Top-Down Ansatz aufzusetzen. In der Regel kann man eine gute Übersicht innerhalb weniger Tage mit den Management ausarbeiten. Man muss hierbei nicht alle Prozesse im Detail erfassen. Am wichtigsten ist es zuerst die Prozessnamen, Input und Output zu beschreiben. Damit erhält man die Prozessgrenzen sowie eine klare Strukur und kann die Zuordnung der Prozessverantwortung vornehmen. Eine konkrete Beschreibung der Inhalte kann dann z.B. sukzessiv in mehreren parallelen Workstreams erfolgen.

    Martin Wieschollek
  4. 4. Juni 24th, 2015

    Gibt es schon eine Möglichkeit BPMN Teilprozesse mit den übergeordneten Prozessen zu verknüpfen? (mit anderem Modell)

    ” Für eine Landkarte sollte man etwas anderes verwenden. Leider existiert heute noch kein allgemeines Framework für Prozesslandkarten (z.B. ein Process Architecture Framework). ”

    Was wäre eine geeignete Möglichkeit um die Prozesslandkarte genauer zu modellieren? ARIS Modell??

    Andy
  5. 5. Juni 24th, 2015

    Hallo Andy,

    es gibt bisher keinen allgemeingültigen Standard oder “De-Facto-Standard” für Prozesslandkarten. Viele Modellierungstools verwenden Symbole wie “Chevrons” zur Darstellung von Prozessen auf Prozesslandkarten. Je nach Kunde und Zweck der Karte sehen diese aber sehr unterschiedlich aus. Allgemein haben die meisten Modellierungstools aber die Möglichkeit von einem Prozess auf der Prozesslandkarte auf ein BPMN-Diagramm zu verweisen (z.B. als Referenz, als Implementierung, als Link, als Sub-Diagram etc.).

    Sie sprechen das “ARIS Modell” an. Sagen wir so: In ARIS Express können die BPMN Diagramme auch den Prozessen auf einer Prozesslandkarte zugeordnet werden. Also ermöglicht das Tool die Verbindung zwischen den beiden Diagrammtypen herzustellen.

    Je nach Ziel und Zweck der Prozesslandkarte gibt es ganz unterschiedliche Ausprägungen.
    Es gibt zum einen die “reine” Prozesslandkarte, die wirklich nur Prozesse abbildet und beschreibt.
    Möglichkeiten sind aber auch Landkarten mit IT-bezug z.B. Obashi, ArchiMate, Enterprise Architecture Modelle. Hier werden häufig Verantwortlichkeiten, IT Applikationen oder IT Infrastruktur mit den Prozessen auf der Prozesslandkarte verknüpf und abgebildet.
    Anders sieht es aus wenn man mit der Compliance-, Governance- oder Risiko-Brille auf Prozesslandkarten blickt, dort werden neben den Prozessen ggf. andere wichtige Elemente auf der Prozesslandkarte abgebildet.

    Schöne Grüße

    Martin Wieschollek

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