Warum man für Prozesslandkarten kein BPMN verwenden sollte

Die BPMN hat sich als Standard-Notation für die Prozessmodellierung durchgesetzt. Diese erfreuliche Entwicklung führt dazu, dass nun sämtliche BPM Projekte schnell mit BPMN in Verbindung gebracht werden. Doch die BPMN ist kein Allheilmittel und keine Notation für eine Prozesslandkarte oder Process Map oder Process Landscape (wie auch immer Sie eine Übersicht über Unternehmensprozesse nennen möchten). Im Folgenden möchte ich kurz darstellen warum Sie besser keine BPMN für die oberen Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden.

Die BPMN wurde entwickelt um die Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten in einem Prozess zu beschreiben und nicht für die Zusammenhänge zwischen mehreren Prozessen.

Gut und schön, aber kann man BPMN nicht einfach trotzdem verwenden? Können schon, man muss dann aber akzeptieren, dass es dann schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommt. Warum ist das so?

In einer Prozesslandkarte wechselt zwischen den einzelnen Prozessen schon mal die Multiplizität. Zum Beispiel wird einmal die gesamte Produktion (Summe aller Aufträge) betrachtet und danach nur ein einzelner Auftrag.

Darüber hinaus wechselt auch die Häufigkeit der Ausführung der Prozesse. Die Produktionsplanung wird z.B. einmal im Monat ausgeführt, die Bearbeitung der Kundenaufträge dagegen täglich mehrfach. Die Prozesse stehen aber trotzdem in einer logischen Reihenfolge:

prozesslandkarte1

Eine solche Übersicht mit der BPMN zu modellieren führt zu dem Problem, dass man eigentlich keinen Sequenzfluss benutzt darf. Die Planung führt man einmal im Monat aus, den Einkauf von Rohmaterial stetig, die Kundenaufträge werden für jede Bestellung produziert und der Warenverkauf erfolgt täglich aus der Produktion und aus dem Lager. In der BPMN dürfte man diese Prozesse nicht miteinander verbinden und so darstellen:

prozesslandkarte2 Hier stimmt der Sequenzfluss nicht, da nach dem Token-Prinzip jeder Prozess nur einmal durchlaufen werden könnte. Also nachdem die Planung der Monatsproduktion erledigt ist könnte man nur einmal Rohmaterial kaufen, nur einen Kundenauftrag produzieren und einmal Ware verkaufen. Ja, das ist ein wenig kleinkariert aber warum ist es wichtig? Weil der geneigte Leser sonst irgendwann nicht mehr durchblickt. Die BPMN wird in dem oben gezeigten Fall „missbraucht“ hier steht der Sequenzfluss nicht wirklich für den Sequenzfluss, in anderen Diagrammen dann vielleicht schon, woher soll ein Leser das wissen? Die Sub-Prozesse in der BPMN stellen hauptsächlich nur eine Möglichkeit der Gliederung und Strukturierung der Aktivitäten in einem Prozess zur Verfügung und nicht um Prozesse an sich in Beziehung zu setzen.

Daher plädiere ich dafür, dass wenn die BPMN genutzt wird, diese auch zwingend korrekt genutzt wird. Durch die Spezifikation haben sämtliche Symbole und Artefakte eine konkrete Syntax und Semantik. Wenn ein Diagramm nicht dieser Syntax und Semantik entspricht kommt es schnell zu Missverständnissen. Man kann den Sequenzfluss natürlich auch weglassen, aber dann stehen die “Rechtecke” lose nebeneinander und der logische Fluss ist nicht direkt ersichtlich.

Das nächste Problem ist die hierarchische Gliederung. Hier wieder ein Beispiel:

prozesslandkarte3

In der BPMN müsste man die Teilprozesse des Hauptprozesses „Kaufe Rohmaterial“ im Sub-Diagramm abzubilden. Zum einen hat man auf dieser Ebene wieder das Problem, dass die Prozesse in einer unterschiedlichen Häufigkeit durchgeführt werden. Wenn man diese nicht mit einem Sequenzfluss verbindet müsste man den Prozess „Kaufe Rohmaterial“ als Ad-Hoc Prozess Kennzeichen. Irgendwann hat man dann alle Hauptprozesse als Ad-hoc, Mehrfachausführung oder Schleife deklariert. Dies ist weder hilfreich für das Verständnis des Gesamtmodells und mit sehr hoher wahrscheinlich auch nicht konform mit der BPMN.

Daher ist die BPMN auch nicht aus Sicht der Strukturierungsmöglichkeit einer Prozesslandkarte mit Sub-Prozessen zu empfehlen. Für eine Landkarte sollte man etwas anderes verwenden. Leider existiert heute noch kein allgemeines Framework für Prozesslandkarten (z.B. ein Process Architecture Framework). Genügend Ideen, Referenzmodelle oder Branchenlösungen sind aber vorhanden.

Hier nochmal die Zusammenfassung warum BPMN nicht für die oberen Levels einer Prozesslandkarte verwendet werden sollte:

-          Der Sequenzfluss kann in der Regel nicht richtig angewendet werden

-          Die Markierung der Sub-Prozesse (Ad-hoc, Schleife, Mehrfachinstanz) kann i.d.R. nicht richtig verwendet werden

-          Die rechteckige Darstellung der Aktivitäten lässt ohne Sequenzfluss keinen logischen-zeitlichen Zusammenhang der Prozesse erkennen

-          Eine fehlerhafte Verwendung der BPMN verwirrt den Leser und führt zu Fehlinterpretation und Missverständnissen

Aus Praxiserfahrung kann ich folgende weitere Gründe aufführen:

-          Ein vernünftiger Modellierer versucht korrekt zu modellieren. Da die BPMN nicht für eine Landkarte gedacht ist führt dieser Versuch zu den oben genannten Problemen und ist daher sehr Zeitraubend. Die Zeit lässt sich besser nutzen!

-          Durch die konkrete Syntax der BPMN verliert man sich schnell im Detail. Auf den oberen Prozessleveln kann man auch mal alle Fünfe gerade sein lassen. Es ist häufig nicht entscheidend ob man ein XOR- oder ein OR-Gateway für eine Entscheidung benötigt, wichtig ist erst einmal das Entschieden werden muss.

-          Viele Tools verfügen über Konfigurationsmöglichkeiten für einzelne Modellelemente. Durch die Verwendung unterschiedlicher Symbole oder Objekte kann in einem Modellierungstool besser differenziert werden hinsichtlich

  • der Erstellung von eigenen Attribute
  • für Auswertungen und Reports
  • für Veröffentlichungen des Prozessmodells
    Wenn alle Prozesse ‚Aktivitäten vom Typ Sub-Prozess‘ sind und diese auch in „echten“ Prozessdiagrammen zur Gruppierung von Aktivitäten verwendet werden kann eine solche Differenzierung nicht mehr vorgenommen werden.

Sobald Sie in die konkrete Beschreibung eines einzelnen Prozesses kommen, z.B. „Entnehme Ware aus dem Lager“ sind Sie wieder mit der BPMN bestens aufgestellt:

prozesslandkarte4

Commentary

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  1. 1. Februar 11th, 2013

    Hallo Herr Wieschollek
    Ihre Aussagen teile ich teilweise mit Ihnen. Ob ich einen Kundenauftrag herstelle oder an Lager produziere sind bei uns nicht die selben Kernprozesse.
    Versuchen Sie etwas Neues.
    Unter http://www.flowler.ch gibt es ein neues webbasiertes BPM Tool inklusive Prozesslandkarte. Gratis Testen.
    Gruss
    Jakob Mettler
    METTEX AG

    Jakob Mettler

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