Aufwandsschätzung für die Prozessmodellierung

In den letzten Tagen habe ich mich mit dem Thema Aufwandsschätzung für die Prozessmodellierung befasst. Sowohl für den Kunden als auch für die eigene Ressourcenplanung im Team ist es wichtig zu wissen wie hoch der Aufwand für die Prozessmodellierung in einem Projekt ist.

Warum fällt es mir so schwer abzuschätzen wie lange man für die Erstellung einer Prozessdokumentation oder zum Entwickeln von verbesserten Prozessen benötigt? In der Regel erhalte ich Anfragen zur Prozessdokumentation oder -optimierung folgender Natur:

Dokumentieren oder optimieren Sie den Prozess für

- den Einkaufsbereich (Abteilung)

- unser CRM-System (Applikation)

- den Standort Hintertupfingen (Standort)

- die Chefsekretärin (Personen/Rollen)

- die Warenlieferung (Business Objekte & Dokumente)

Ja, die Anfragen zeugen nicht von einer durchgängigen Prozessorientierung im Unternehmen ;-) . Aber auf dem Weg zur stärkeren Prozessorientierung fallen schon mal solche Anfragen ab.

Sämtliche Schätzverfahren basieren darauf, dass man zumindest ein paar Anforderungen kennt. In der IT sind dies häufig Use Cases, Requirements etc. Mit bekannten Anforderungen kann man mit verschiedenen Verfahren eine Aufwandsschätzung erstellen (z.B. CoCoMo, Function Point). Aber auf Basis der oben aufgeführten Anfragen lässt sich wirklich keine zuverlässige Aussage zum Aufwand treffen. Das bedeutet man benötigt für eine Abschätzung weitere Informationen über die Aufwandstreiber.

Was sind also die Aufwandstreiber in der Prozessmodellierung?

Variante 1: Scope bestimmen und Aufwand schätzen

Um abzuschätzen wie hoch der Aufwand ist sind mindestens folgende Informationen zu berücksichtigen

  1. Anzahl und jeweilige Komplexität der zu modellierenden Prozesse
  2. Menge der Prozessvarianten (z.B. der gleiche Prozess ist für Produkt A und B zu 30% unterschiedlich)
  3. Anzahl der beteiligten Rollen in den Prozessen

Zusätzlich gibt es diverse Einflussgrößen die sich positiv oder negativ auf den Gesamtaufwand auswirken. Zum Beispiel:

  • Prozesswissen der Beteiligten
  • Motivation des Teams
  • Methodenwissen
  • Stand der aktuellen Dokumentation

Zu guter letzte ist der Umfang und die Art der Dokumentation ein weiter Faktor

  • Detailtiefe der zu erstellenden Dokumentation
  • Art und Weise der Dokumentation (Print, Web etc. ist abhängig vom eingesetzten Modellierungstool)
  • Umfang der Dokumentation (As-Is Prozesse, To-Be Prozesse, Problemanalyse etc.)

Um diese Faktoren zu bewerten empfehle ich einen Analyseworkshop von 1,5h bis 2h mit den Projektsponsoren. In diesem Workshop werden sämtliche notwendigen Informationen gesammelt und der Scope der Prozessmodellierung festgelegt. Danach kann man eine Bewertung des Aufwands durchführen. Leider ist auch hierfür kein “Standard” verfügbar und man muss sich selbst ein Gerüst zur Bewertung und Gewichtung der Aufwände erstellen, z.B. angelehnt an die Function Point Methode.

Eine pauschale Aussage über den Aufwand zur Prozessmodellierung kann und möchte ich nicht treffen, da der Aufwand für die Dokumentation der Prozesse abhängig von Unternehmensstandards, den eingesetzten Tools und den Kunden stark variiert. Es ist empfehlenswert sich einen Referenzwert für den Aufwand pro Prozess zu erarbeiten. Zum Beispiel: Die Dokumentation eines Standard-Prozesses dauert x Stunden. Ein Standard Prozess ist “mittel-komplex”, umfasst 12 dokumentierten Aktivitäten und hat 3 Prozessbeteiligte. Basierend hierauf kann man per Multiplikator den Aufwand für einfache und komplexe Prozesse ableiten.

Mit diesen Daten kann man nun folgende Berechnung ausführen:

  1. Jeden Prozess mit seinem Komplexitätsfaktor und Standardaufwand multiplizieren
  2. Summe aller Prozesse bilden
  3. Summe der Prozesse mit Faktor für die Einflussgrößen multiplizieren
  4. Multiplikator für Umfang und Art der Dokumentation anwenden

Damit hätte man eine erste Bewertung des Aufwands. Anhand von Daten abgelaufener Projekte kann man die Faktoren justieren und so die Schätzung optimieren.

Variante 2: Budget steht fest

Immer wieder kommt es vor, dass noch vor Beginn des Projektes klar ist wie viel Zeit einzelne Bereiche in die Prozessmodellierung investieren möchten.

Hierbei haben sich grob folgende Schätzregel bewährt: Für die saubere Dokumentation der Prozesse benötigt ein Modellierer nach dem Workshop nochmal ca. die doppelte Dauer des Workshops. Diese Regel passt ungefähr, da ein Modellierer nicht ohne neuen Input weiter modellieren kann. Und eine sauberer Nachbereitung und die Erstellung von Dokumenten zum Review ca. doppelt so lange dauert wie das Meeting. Eine Ausnahme ist natürlich wenn ein Modellierer Informationsquellen nutzen kann, ohne dass der Kunde Zeit investiert (z.B. Dokumentationen, Referenzwerke, Branchenstandards etc.)

Hier die Formel:

[Aufwand für Modellierer] = [Dauer der Workshops] + [Dauer der Workshops]*2

=> [Aufwand für Modellierer] = 3 * [Dauer der Workshops]

Beispiel:

Der Fachbereich steht für Workshops und Interviews über einen Zeitraum von 4 Wochen wöchentlich für 2h zur Verfügung.

Aufwand des Projektes: 4 Wochen * 2h = 8h Aufwand für den Kunden (ggf. multipliziert mit Anzahl der Teilnehmer)

8h * 3 = 24h Aufwand für den Modellierer

Sofern man sich dem Projektaufwand über diese Methode nähert ist es ratsam einen agilen Ansatz für die Prozessdokumentation zu wählen (Top-Down und iterativ). Da man weder die Anzahl der Prozesse, noch die weiteren Einflussgrößen kennt kann man auch nicht genau sagen wie detailliert und umfangreich das Ergebnis der Prozessdokumentation ist. Abhilfe schafft hier ggf. Variante 3.

Variante 3: Mix aus Variante 1 & 2

Wenn ein Auftraggeber genauer wissen möchte welche Ergebnisse erwartet werden dürfen, dann kann man mit dem Ergebnis aus Variante 2 und einer kurzen Analyse der Einflussgrößen und Faktoren die Berechnung aus Variante 1 umkehren und eine Aussage darüber treffen wie viele Prozesse beschrieben werden können oder wie umfangreich die Dokumentation wird.