Der Prozess-Steckbrief

Nicht nur beim Aufbau einer Prozesslandkarte, sondern immer dann wenn man über Prozesse redet, ist es sehr hilfreich zu beschreiben was eigentlich “der Prozess” ist. Hierfür findet man zum Beispiel das SIPOC-Diagramm aus dem Six Sigma. Im SIPOC-Diagramm werden alle wesentlichen Bestandteile eines Prozesses beschrieben:

S – Supplier (Lieferant
I – Inputs (Einsatzfaktoren)
P – Process (Prozess)
O – Output (Ergebnisse)
C – Customer (Kunde)

Bei Bedarf lässt sich ein solches Diagramm natürlich um den jeweiligen Informationsbedarf erweitern. Einige weitere Informationen könnten sein: Ziele, Applikationen, Rollen, Standorte, KPI, Prüf- & Messverfahren, Stellschrauben für Verbesserungen und vieles mehr. Bei der Erweiterung des SIPOC sollte man darauf achten, dass der komplette Prozess-Steckbrief immer noch lesbar auf eine DIN A4 Seite passt, bzw. sich in eine Präsentation (z.B. mit MS PowerPoint) einbinden lässt.

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Elemente eines Prozesses

Wenn man mehrere Prozesse beschreibt können als Lieferant und Kunde auch die vor- und nach-gelagerten Prozesse erfasst werden. Somit ergibt sich nach und nach über die Steckbriefe ein Netzwerk von Prozessen.

Warum man für Prozesslandkarten kein BPMN verwenden sollte

Die BPMN hat sich als Standard-Notation für die Prozessmodellierung durchgesetzt. Diese erfreuliche Entwicklung führt dazu, dass nun sämtliche BPM Projekte schnell mit BPMN in Verbindung gebracht werden. Doch die BPMN ist kein Allheilmittel und keine Notation für eine Prozesslandkarte oder Process Map oder Process Landscape (wie auch immer Sie eine Übersicht über Unternehmensprozesse nennen möchten). Im Folgenden möchte ich kurz darstellen warum Sie besser keine BPMN für die oberen Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden.

Die BPMN wurde entwickelt um die Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten in einem Prozess zu beschreiben und nicht für die Zusammenhänge zwischen mehreren Prozessen.

Gut und schön, aber kann man BPMN nicht einfach trotzdem verwenden? Können schon, man muss dann aber akzeptieren, dass es dann schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommt. Warum ist das so?

In einer Prozesslandkarte wechselt zwischen den einzelnen Prozessen schon mal die Multiplizität. Zum Beispiel wird einmal die gesamte Produktion (Summe aller Aufträge) betrachtet und danach nur ein einzelner Auftrag.

Darüber hinaus wechselt auch die Häufigkeit der Ausführung der Prozesse. Die Produktionsplanung wird z.B. einmal im Monat ausgeführt, die Bearbeitung der Kundenaufträge dagegen täglich mehrfach. Die Prozesse stehen aber trotzdem in einer logischen Reihenfolge:

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Eine solche Übersicht mit der BPMN zu modellieren führt zu dem Problem, dass man eigentlich keinen Sequenzfluss benutzt darf. Die Planung führt man einmal im Monat aus, den Einkauf von Rohmaterial stetig, die Kundenaufträge werden für jede Bestellung produziert und der Warenverkauf erfolgt täglich aus der Produktion und aus dem Lager. In der BPMN dürfte man diese Prozesse nicht miteinander verbinden und so darstellen:

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SONOXOplus® Process Modeler testen und 5.000 Euro gewinnen

sonoxoplus_box_1 Speziell in der Prozess- und Organisationsanalyse sollten kooperatives Denken und Handeln als Maxime gelten. Wer sich diesen Grundsatz annimmt steht mit dem Kunden auf einer Ebene.

Eine prozessorientierte Organisationsanalyse ist keine einmalige und kurzfristige Bewältigung des technologischen Wandels. Dahinter steht vielmehr ein stetiger und für den Kunden tiefer greifender Veränderungsprozess. Dieser Veränderungsprozess beeinflusst sich selbst und wird mit neuen Erkenntnissen und neuen Anforderungen immer wieder auf ein neues Niveau gehoben. Um einen solchen Prozess zu begleiten muss man als Prozess- und Organisationsberater mit dem Kunden auf derselben Stufe stehen und die Perspektive des Kunden einnehmen können.

Um die Ergebnisse gemeinsam zu dokumentieren und analysieren zu können ist es sinnvoll zusammen im Team an einem gemeinsamen Modell zu arbeiten. Für Elemente der Aufbau- (Stellenplan) und der Ablauforganisation (Prozesslandkarte) bietet der SONOXOplus® Process Modeler die „Teilen“-Funktion. Durch eine komfortable Web-Plattform lassen sich gemeinsam professionelle Inhalte erarbeiten und teilen. Ob als komplettes Prozessmodell, als öffentliche Prozessbibliothek oder als private Prozessschrittsammlung – die Granularität des zu teilenden Inhalts kann frei definiert werden.

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Ziel dieser neuen flexiblen Plattform ist es eine inhaltlich homogenen Community zusammenzuführen um in der Analyse mit dem Kunden interagieren zu können. Damit erweitert man den klassischen Marketingansatzes, der sich oftmals auf Beobachten und Agieren beschränkt.

SONOXO stellt mit dem SONOXOplus® Process Modeler eine webbasierte Plattform bereit, auf der sich Kunden mit Beratern und Prozessexperten treffen und in einem kontinuierlichen Austauschen stehend kollaborativ Wissen erzeugen und visualisieren.

Durch die Erstellung von Prozesslandkarten, hierarchischen Prozessmodellen und Organisationsmodellen lassen sich Prozesse und Verantwortlichkeiten schnell und einfach beschreiben. Durch zusätzliche Features zur Analyse der Prozesse können Optimierungspotentiale identifiziert und gehoben werden.

Wer einmal den neuen SONOXOplus® Process Modeler testen möchte hat ab sofort die Möglichkeit dazu. Die Firma SONOXO veranstaltet vom 1.11.2012 bis zum 31.11.2012 einen Wettbewerb unter dem Motto: „Wer entwirft ein elegantes Prozessmodell?“

Ausgeführt wird der Wettbewerb im Netz durch Einsatz des SONOXOplus® Process Modelers. Ausgelobt werden 5.000 EUR für das beste Prozessmodell. Um an dem Wettbewerb teilzunehmen kann man sich auf der Webseite www.sonoxoplus.com registrieren.

Warum man für Prozesslandkarten kein BPMN verwenden sollte

Die BPMN hat sich als Standard-Notation für die Prozessmodellierung durchgesetzt. Diese erfreuliche Entwicklung führt dazu, dass nun sämtliche BPM Projekte schnell mit BPMN in Verbindung gebracht werden. Doch die BPMN ist kein Allheilmittel und keine Notation für eine Prozesslandkarte oder Process Map oder Process Landscape (wie auch immer Sie eine Übersicht über Unternehmensprozesse nennen möchten). Im Folgenden möchte ich kurz darstellen warum Sie besser keine BPMN für die oberen Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden.

Die BPMN wurde entwickelt um die Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten in einem Prozess zu beschreiben und nicht für die Zusammenhänge zwischen mehreren Prozessen.

Gut und schön, aber kann man BPMN nicht einfach trotzdem verwenden? Können schon, man muss dann aber akzeptieren, dass es dann schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommt. Warum ist das so? (weiterlesen …)

Prozesslandkarte erstellen

Wer sich einen Überblick über die Prozesse in einem Unternehmen machen möchte dem ist mit einer Prozesslandkarte geholfen. In diesem Satz sind schon zwei wichtige Kriterien für eine solche Prozesslandkarte enthalten:

  1. Eine Landkarte erstellt eine Übersicht!
    Das bedeutet es sollten nicht zu viele Details zu sehen sein. Der Aufwand zur Prozesserhebung nimmt mit jeder Detailstufe exponentiell zu.
  2. Eine Prozesslandkarte zeigt Prozesse!
    Das bedeutet die Prozesse stehen im Mittelpunkt. Man sollte nicht versuchen zu viele weitere Informationen in diese Landkarte zu integrieren. Hierzu später mehr.

Leider ist es gar nicht einfach eine solche Landkarte zu erstellen, da die Strukturen der Arbeitsabläufe häufig intuitiv sind und nicht immer allgemeingültig beschrieben werden können. Dies ist bei der Erstellung der Prozesslandkarte zu berücksichtigen, damit man sich nicht im Detail verliert.

Als grobes Vorgehensmodell könnte man folgende Schritte definieren:

  1. Ziele definieren
  2. Rahmenbedingungen abstimmen
  3. Methodik abstimmen
  4. TOP-10 Prozesse identifizieren & abstimmen
  5. Details zu den TOP-10 Prozessen erfassen
  6. Retrospektive

Diese Schritte werde ich in den folgenden Abschnitten kurz erläutern.

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