Im Team einheitlich modellieren – geht das?

Wer im Team arbeitet kennt das vermeintliche Problem: Jedes Teammitglied denkt, redet und speichert Informationen anders. Die Sichtweisen auf ein Problem oder eine Lösung können variieren. Dies ist auch gut und nützlich: Eine schöne Übung, die zeigt dass Teamergebnisse besser sind als Einzelergebnisse, ist das Gruppen-Experiment „NASA-Game“. In der Regel ist die Entscheidung der Gruppe um einiges besser als die Entscheidung des Einzelnen. Doch wenn es darum geht gemeinsam ein Ergebnis zu erzeugen (z.B. ein Dokument oder ein Modell) und dieses Ergebnis aus Teilergebnissen der einzelnen Teammitglieder besteht, erkennt man häufig, dass das Gesamtergebnis irgendwie nicht aus „einem Guss“ ist. Angefangen bei einfachen Sachen die z.B. die Zeitform, aktive oder passive Formulierungen, direkte Ansprache (Sie) oder indirekte Formulierungen (z.B. man), Aufbau der Abschnitte, Formatierung etc. bis hin zu komplexen Sachen wie Satzbau, Wortschatz für Formulierungen, Visualisierung von Sachverhalten können signifikante Unterschiede in den erstellten Inhalten der einzelnen Teammitglieder auftreten. Bei einer nicht sauberen Abgrenzung der Aufgaben kann es zusätzlich zu Redundanzen kommen oder gar inkonsistente Inhalte produziert werden. Für den Empfänger eines solchen Ergebnisses ist es in der Regel aber vorteilhaft wenn alles zusammenpasst. Dies wirkt qualitativ hochwertiger, lässt sich leichter verstehen, weiterverarbeiten und pflegen.

Wie kann man mit solchen Unterschieden im Team umgehen. Ich möchte mich hier konkret auf die Prozessmodellierung mit BPMN beziehen und ein paar Lösungsansätze vorstellen. (weiterlesen …)

Prozesslandkarte erstellen

Wer sich einen Überblick über die Prozesse in einem Unternehmen machen möchte dem ist mit einer Prozesslandkarte geholfen. In diesem Satz sind schon zwei wichtige Kriterien für eine solche Prozesslandkarte enthalten:

  1. Eine Landkarte erstellt eine Übersicht!
    Das bedeutet es sollten nicht zu viele Details zu sehen sein. Der Aufwand zur Prozesserhebung nimmt mit jeder Detailstufe exponentiell zu.
  2. Eine Prozesslandkarte zeigt Prozesse!
    Das bedeutet die Prozesse stehen im Mittelpunkt. Man sollte nicht versuchen zu viele weitere Informationen in diese Landkarte zu integrieren. Hierzu später mehr.

Leider ist es gar nicht einfach eine solche Landkarte zu erstellen, da die Strukturen der Arbeitsabläufe häufig intuitiv sind und nicht immer allgemeingültig beschrieben werden können. Dies ist bei der Erstellung der Prozesslandkarte zu berücksichtigen, damit man sich nicht im Detail verliert.

Als grobes Vorgehensmodell könnte man folgende Schritte definieren:

  1. Ziele definieren
  2. Rahmenbedingungen abstimmen
  3. Methodik abstimmen
  4. TOP-10 Prozesse identifizieren & abstimmen
  5. Details zu den TOP-10 Prozessen erfassen
  6. Retrospektive

Diese Schritte werde ich in den folgenden Abschnitten kurz erläutern.

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“Prozessmanagement ganzheitlich einführen und verankern”

so lautet der Untertitel des Buches “Prozessorientierte Unternehmensführung” von Thilo Knuppertz und Uwe Feddern. Auf 293 Seiten beschreiben die beiden Managementberater der BPM&O ausführlich wie Prozessmanagement als ganzheitliche Methodik in einem Unternehmen etabliert werden kann. Prozessmanagement verstehen die Autoren als ganzheitliche Managementmethode. In dem Buch wird nicht beschrieben wie ein einzelner Prozess optimiert wird. Es befasst sich damit, wie man ein Unternehmen prozessorientiert ausrichtet und welche Ziele damit erreicht werden können. Das Buch adressiert das Mittlere- und Top-Management, welches sich eingehend mit dem Thema befassen möchte. (weiterlesen …)

Tipps zum Business Process Management – Teil 3

Im dritten Teil meine Tipp-Serie zum Business Prozess Management möchte ich auf ein paar wesentliche Punkte zum Thema Prozessmodellierung und Prozessdesign eingehen. Da in jedem BPM-Projekt mindestens ein Prozessmodell den Grundstein des Projektes bildet ist es enorm wichtig, dass die Qualität der Prozessmodelle dem auch gerecht wird.

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Tipps zum Business Process Management – Teil 2

Im zweiten Teil meine Tipp-Serie zum Business Prozess Management möchte ich noch einmal grundlegende Projektmanagement-Themen ansprechen: Strategie, Ziele, Kommunikation und Risikomanagement.

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