Der Prozess-Steckbrief

Nicht nur beim Aufbau einer Prozesslandkarte, sondern immer dann wenn man über Prozesse redet, ist es sehr hilfreich zu beschreiben was eigentlich “der Prozess” ist. Hierfür findet man zum Beispiel das SIPOC-Diagramm aus dem Six Sigma. Im SIPOC-Diagramm werden alle wesentlichen Bestandteile eines Prozesses beschrieben:

S – Supplier (Lieferant
I – Inputs (Einsatzfaktoren)
P – Process (Prozess)
O – Output (Ergebnisse)
C – Customer (Kunde)

Bei Bedarf lässt sich ein solches Diagramm natürlich um den jeweiligen Informationsbedarf erweitern. Einige weitere Informationen könnten sein: Ziele, Applikationen, Rollen, Standorte, KPI, Prüf- & Messverfahren, Stellschrauben für Verbesserungen und vieles mehr. Bei der Erweiterung des SIPOC sollte man darauf achten, dass der komplette Prozess-Steckbrief immer noch lesbar auf eine DIN A4 Seite passt, bzw. sich in eine Präsentation (z.B. mit MS PowerPoint) einbinden lässt.

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Elemente eines Prozesses

Wenn man mehrere Prozesse beschreibt können als Lieferant und Kunde auch die vor- und nach-gelagerten Prozesse erfasst werden. Somit ergibt sich nach und nach über die Steckbriefe ein Netzwerk von Prozessen.

Warum man für Prozesslandkarten kein BPMN verwenden sollte

Die BPMN hat sich als Standard-Notation für die Prozessmodellierung durchgesetzt. Diese erfreuliche Entwicklung führt dazu, dass nun sämtliche BPM Projekte schnell mit BPMN in Verbindung gebracht werden. Doch die BPMN ist kein Allheilmittel und keine Notation für eine Prozesslandkarte oder Process Map oder Process Landscape (wie auch immer Sie eine Übersicht über Unternehmensprozesse nennen möchten). Im Folgenden möchte ich kurz darstellen warum Sie besser keine BPMN für die oberen Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden.

Die BPMN wurde entwickelt um die Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten in einem Prozess zu beschreiben und nicht für die Zusammenhänge zwischen mehreren Prozessen.

Gut und schön, aber kann man BPMN nicht einfach trotzdem verwenden? Können schon, man muss dann aber akzeptieren, dass es dann schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommt. Warum ist das so? (weiterlesen …)

Prozesslandkarte erstellen

Wer sich einen Überblick über die Prozesse in einem Unternehmen machen möchte dem ist mit einer Prozesslandkarte geholfen. In diesem Satz sind schon zwei wichtige Kriterien für eine solche Prozesslandkarte enthalten:

  1. Eine Landkarte erstellt eine Übersicht!
    Das bedeutet es sollten nicht zu viele Details zu sehen sein. Der Aufwand zur Prozesserhebung nimmt mit jeder Detailstufe exponentiell zu.
  2. Eine Prozesslandkarte zeigt Prozesse!
    Das bedeutet die Prozesse stehen im Mittelpunkt. Man sollte nicht versuchen zu viele weitere Informationen in diese Landkarte zu integrieren. Hierzu später mehr.

Leider ist es gar nicht einfach eine solche Landkarte zu erstellen, da die Strukturen der Arbeitsabläufe häufig intuitiv sind und nicht immer allgemeingültig beschrieben werden können. Dies ist bei der Erstellung der Prozesslandkarte zu berücksichtigen, damit man sich nicht im Detail verliert.

Als grobes Vorgehensmodell könnte man folgende Schritte definieren:

  1. Ziele definieren
  2. Rahmenbedingungen abstimmen
  3. Methodik abstimmen
  4. TOP-10 Prozesse identifizieren & abstimmen
  5. Details zu den TOP-10 Prozessen erfassen
  6. Retrospektive

Diese Schritte werde ich in den folgenden Abschnitten kurz erläutern.

(weiterlesen …)

Referenzmodelle für Prozessmanagement

Prozessmanagement ist vielseitig, daher gibt es auch nicht DAS eine Referenzmodell. Ein Referenzmodell oder auch “Process Framework” kann dabei unterstützen die Prozesse in einem Unternehmen schneller zu erfassen, zu klassifizieren und von Best Practices zu profitieren. Hierbei gibt es einige sehr generische Frameworks aber auch konkrete Frameworks für einzelne Branchen. Mal sind die Prozesse in Diagrammen visualisiert in anderen werden die Prozesse textuell beschrieben. Häufig dienen die Referenzmodelle zur Erstellung von Übersichten z.B. für Prozesslandkarten. Oder auch zur Abstimmung mit Lieferanten und Kunden. Eine konkrete Umsetzung findet man z.B. bei der Bundesnetzagentur die sämtliche Prozesse rund um den Lieferantenwechsel bei Gas und Elektrizität beschrieben hat.

Ich habe hier einige Rahmenwerke, Frameworks und Referenzmodelle rund um das Thema Prozessmanagement zusammengetragen. Gerne nehme ich auch weitere Referenzmodelle mit auf:

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Flexible Prozesse und keine Bürokratie!

ISO9001, ITIL, CoBIT, eTom, GeLi, GPKE, SOX und viele andere Frameworks haben etwas gemeinsam:

Standardisierung von Prozessen

Doch leider wird allzu oft aus einer Standardisierung eine Zwangsjacke. Und mit dieser Zwangsjacke sind selbst einfache Tätigkeiten eine fast unlösbare Aufgabe. Unnötige und aufgeblasene Formulare, mehrfache Freigabestufen, überregionale Konsolidierung und Überwachungswahn führen häufig zu Einschränkungen im Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Was sind die Folgen? … Kreativität! Doch nicht die Kreativität die ein Unternehmen sehen möchte. Die Mitarbeiter werden kreativ um die aufwändig und teuer aufgesetzten Prozessstandards zu umgehen. Wenn selbst die Bestellung eines Bleistifts zum Staatsakt wird, haben die Mitarbeiter keine andere Wahl. Daher ist es wichtig zuzuhören und ein lebendiges Prozessmanagement aufzusetzen. Ein schöner Artikel hierzu ist auf Spiegel.de zu finden und noch mehr Beispiele in dem Buch Ich arbeite in einem Irrenhaus: Vom ganz normalen Büroalltag.