Warum man für Prozesslandkarten kein BPMN verwenden sollte

Die BPMN hat sich als Standard-Notation für die Prozessmodellierung durchgesetzt. Diese erfreuliche Entwicklung führt dazu, dass nun sämtliche BPM Projekte schnell mit BPMN in Verbindung gebracht werden. Doch die BPMN ist kein Allheilmittel und keine Notation für eine Prozesslandkarte oder Process Map oder Process Landscape (wie auch immer Sie eine Übersicht über Unternehmensprozesse nennen möchten). Im Folgenden möchte ich kurz darstellen warum Sie besser keine BPMN für die oberen Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden.

Die BPMN wurde entwickelt um die Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten in einem Prozess zu beschreiben und nicht für die Zusammenhänge zwischen mehreren Prozessen.

Gut und schön, aber kann man BPMN nicht einfach trotzdem verwenden? Können schon, man muss dann aber akzeptieren, dass es dann schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommt. Warum ist das so?

In einer Prozesslandkarte wechselt zwischen den einzelnen Prozessen schon mal die Multiplizität. Zum Beispiel wird einmal die gesamte Produktion (Summe aller Aufträge) betrachtet und danach nur ein einzelner Auftrag.

Darüber hinaus wechselt auch die Häufigkeit der Ausführung der Prozesse. Die Produktionsplanung wird z.B. einmal im Monat ausgeführt, die Bearbeitung der Kundenaufträge dagegen täglich mehrfach. Die Prozesse stehen aber trotzdem in einer logischen Reihenfolge:

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Eine solche Übersicht mit der BPMN zu modellieren führt zu dem Problem, dass man eigentlich keinen Sequenzfluss benutzt darf. Die Planung führt man einmal im Monat aus, den Einkauf von Rohmaterial stetig, die Kundenaufträge werden für jede Bestellung produziert und der Warenverkauf erfolgt täglich aus der Produktion und aus dem Lager. In der BPMN dürfte man diese Prozesse nicht miteinander verbinden und so darstellen:

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SONOXOplus® Process Modeler testen und 5.000 Euro gewinnen

sonoxoplus_box_1 Speziell in der Prozess- und Organisationsanalyse sollten kooperatives Denken und Handeln als Maxime gelten. Wer sich diesen Grundsatz annimmt steht mit dem Kunden auf einer Ebene.

Eine prozessorientierte Organisationsanalyse ist keine einmalige und kurzfristige Bewältigung des technologischen Wandels. Dahinter steht vielmehr ein stetiger und für den Kunden tiefer greifender Veränderungsprozess. Dieser Veränderungsprozess beeinflusst sich selbst und wird mit neuen Erkenntnissen und neuen Anforderungen immer wieder auf ein neues Niveau gehoben. Um einen solchen Prozess zu begleiten muss man als Prozess- und Organisationsberater mit dem Kunden auf derselben Stufe stehen und die Perspektive des Kunden einnehmen können.

Um die Ergebnisse gemeinsam zu dokumentieren und analysieren zu können ist es sinnvoll zusammen im Team an einem gemeinsamen Modell zu arbeiten. Für Elemente der Aufbau- (Stellenplan) und der Ablauforganisation (Prozesslandkarte) bietet der SONOXOplus® Process Modeler die „Teilen“-Funktion. Durch eine komfortable Web-Plattform lassen sich gemeinsam professionelle Inhalte erarbeiten und teilen. Ob als komplettes Prozessmodell, als öffentliche Prozessbibliothek oder als private Prozessschrittsammlung – die Granularität des zu teilenden Inhalts kann frei definiert werden.

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Ziel dieser neuen flexiblen Plattform ist es eine inhaltlich homogenen Community zusammenzuführen um in der Analyse mit dem Kunden interagieren zu können. Damit erweitert man den klassischen Marketingansatzes, der sich oftmals auf Beobachten und Agieren beschränkt.

SONOXO stellt mit dem SONOXOplus® Process Modeler eine webbasierte Plattform bereit, auf der sich Kunden mit Beratern und Prozessexperten treffen und in einem kontinuierlichen Austauschen stehend kollaborativ Wissen erzeugen und visualisieren.

Durch die Erstellung von Prozesslandkarten, hierarchischen Prozessmodellen und Organisationsmodellen lassen sich Prozesse und Verantwortlichkeiten schnell und einfach beschreiben. Durch zusätzliche Features zur Analyse der Prozesse können Optimierungspotentiale identifiziert und gehoben werden.

Wer einmal den neuen SONOXOplus® Process Modeler testen möchte hat ab sofort die Möglichkeit dazu. Die Firma SONOXO veranstaltet vom 1.11.2012 bis zum 31.11.2012 einen Wettbewerb unter dem Motto: „Wer entwirft ein elegantes Prozessmodell?“

Ausgeführt wird der Wettbewerb im Netz durch Einsatz des SONOXOplus® Process Modelers. Ausgelobt werden 5.000 EUR für das beste Prozessmodell. Um an dem Wettbewerb teilzunehmen kann man sich auf der Webseite www.sonoxoplus.com registrieren.

Warum man für Prozesslandkarten kein BPMN verwenden sollte

Die BPMN hat sich als Standard-Notation für die Prozessmodellierung durchgesetzt. Diese erfreuliche Entwicklung führt dazu, dass nun sämtliche BPM Projekte schnell mit BPMN in Verbindung gebracht werden. Doch die BPMN ist kein Allheilmittel und keine Notation für eine Prozesslandkarte oder Process Map oder Process Landscape (wie auch immer Sie eine Übersicht über Unternehmensprozesse nennen möchten). Im Folgenden möchte ich kurz darstellen warum Sie besser keine BPMN für die oberen Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden.

Die BPMN wurde entwickelt um die Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten in einem Prozess zu beschreiben und nicht für die Zusammenhänge zwischen mehreren Prozessen.

Gut und schön, aber kann man BPMN nicht einfach trotzdem verwenden? Können schon, man muss dann aber akzeptieren, dass es dann schnell zu Missverständnissen und Verwirrung kommt. Warum ist das so? (weiterlesen …)

BPMRR – Geht BPM auch ohne N

Ich freue mich sehr, dass sich einige entschlossenen BPM Verfechter zusammengeschlossen haben um nach dem Berliner Vorbild eine BPM Offensive an Rhein und Ruhr ins Leben zu rufen. Nachdem ich die erste Veranstaltung leider verpasst habe, da ich auf dem Weg nach Dortmund im Stau stand, konnte ich glücklicherweise an der zweiten Veranstaltung in Leverkusen teilnehmen. Im gesamten war es eine gelungene und interessante Diskussion. Eine Nachlese des Abends finden Sie auf www.bpmrr.de.

Ich möchte hier ein paar meiner Persönlichen Highlights des Abends vorstellen. Das Thema des Abends lautete “Geht BPM auch ohne N”. In vier Kurzvorträgen sollten verschiedenen Perspektiven vorgestellt werden, um im Anschluss in einer offenen Diskussion diese Positionen zu beleuchten.  Leider gab es keine offensiven Lager für oder gegen die BPMN. Der Tenor war sowohl in den Kurzvorträgen als auch in der Diskussion ähnlich. BPMN ist gut, aber je nach dem was man damit machen möchte fehlt noch einiges und anderes ist überflüssig.

Im Bereich der technischen Ausführbarkeit von BPMN mit einem BPM-System wurde bemängelt, dass von Interoperabilität trotz Standardisierung nicht die Rede sein kann. Es wurde auch von der Gruppe bestätigt, dass viele Tools noch am Anfang von BPMN 2.0 stehen. Durch die Vielzahl der möglichen Events und Gateways ist die Entwicklung einer Process-Engine sehr komplex und aufwendig. Andersherum muss man aber auch sagen, dass nach dem offiziellen Release der BPMN 2.0 erst ein gutes Jahr vergangen ist. Vielleicht sollte man den Toolherstellern einfach noch etwas Zeit geben. Einige Hersteller, wie z.B. Saperion, arbeiten auch schon an einer Wunschliste für ein BPMN 2.1.

Das BPMN 2.0 nicht komplex sein muss, wenn man mit dem Fachbereich Prozessmodelle erstellen möchte wurde ebenfalls bestätigt. Viele der Diskussionsteilnehmer arbeiten mit einer eingeschränkten Symbolpalette. Ich empfinde das nicht als Manko der BPMN. Denn sollte mir doch irgendwann mal ein Konstrukt fehlen ist es gut zu wissen, dass ich für besondere Situationen noch ein Ass im Ärmel habe und auf die erweiterte bis vollständige Symbolpalette der BPMN zurückgreifen kann.

Eine für mich sehr interessante Diskussion war das Thema Prozesslandkarte:

Wo sind die Möglichkeiten innerhalb des Standards, die nun modellierten Prozesse in einer strukturierten Prozesslandkarte abzulegen und wie können gerade auch Organisationsstrukturen darin abgebildet werden?

Hier sehe ich ein Problem der BPMN. Nicht weil BPMN keine Prozesslandkarten unterstützt, sondern weil viele versuchen Prozesslandkarten mit BPMN zu erstellen. Man sollte klar abgrenzen, dass BPMN nicht geeignet ist für:

  • die oberen Ebenen (hohe Abstraktion, wenig Details) einer Prozesslandkarte
  • zur Abbildung von Organisationsstrukturen
  • zur Abbildung von Datenmodellen

BPMN ist dazu gedacht Prozesse zu beschreiben und setzt den Fokus auf den Austausch zwischen Fachbereich und Technik (Thema: Roundtrip). Daher kann man BPMN sehr gut für die detaillierten Ebenen einer Prozesslandkarte verwenden, wenn es darum geht Prozesse im Detail zu erfassen und zu dokumentieren bzw. bei Bedarf über eine Process-Engine steuern zu lassen. Ein Standard der alle oben genannten Bereiche abdeckt wäre wohl die berühmt berüchtigte eierlegende Wollmilchsau.

Als Fazit habe ich ebenfalls mitgenommen, dass der Hype um BPMN nur teilweise berechtigt ist. Die BPMN ist zwar für den einen oder anderen Anwendungsfall noch nicht ausgereift, nichts desto trotz ist sie aktuell der beste vorhandene Standard um Prozessmodelle zu erstellen.

Prozesslandkarte erstellen

Wer sich einen Überblick über die Prozesse in einem Unternehmen machen möchte dem ist mit einer Prozesslandkarte geholfen. In diesem Satz sind schon zwei wichtige Kriterien für eine solche Prozesslandkarte enthalten:

  1. Eine Landkarte erstellt eine Übersicht!
    Das bedeutet es sollten nicht zu viele Details zu sehen sein. Der Aufwand zur Prozesserhebung nimmt mit jeder Detailstufe exponentiell zu.
  2. Eine Prozesslandkarte zeigt Prozesse!
    Das bedeutet die Prozesse stehen im Mittelpunkt. Man sollte nicht versuchen zu viele weitere Informationen in diese Landkarte zu integrieren. Hierzu später mehr.

Leider ist es gar nicht einfach eine solche Landkarte zu erstellen, da die Strukturen der Arbeitsabläufe häufig intuitiv sind und nicht immer allgemeingültig beschrieben werden können. Dies ist bei der Erstellung der Prozesslandkarte zu berücksichtigen, damit man sich nicht im Detail verliert.

Als grobes Vorgehensmodell könnte man folgende Schritte definieren:

  1. Ziele definieren
  2. Rahmenbedingungen abstimmen
  3. Methodik abstimmen
  4. TOP-10 Prozesse identifizieren & abstimmen
  5. Details zu den TOP-10 Prozessen erfassen
  6. Retrospektive

Diese Schritte werde ich in den folgenden Abschnitten kurz erläutern.

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